NỘI DUNG
ó phải bề ngoài văn phòng sáng đèn, nhân viên tấp nập, nhưng cứ đến kỳ trả lương là sếp lại phải lấy tiền túi ra bù lỗ? Đừng lấy tiền nhà đi nuôi công ty nữa, đã đến lúc phải tinh gọn doanh nghiệp! Nếu công ty có đơn hàng đều đặn mà sếp vẫn cạn kiệt tài chính, đó là vì bộ máy của bạn đang rò rỉ tiền mặt ở mọi khâu.
Công ty đang nuôi sếp hay sếp đang phải lấy tiền nhà đi nuôi công ty?
Trước đây, ở nhiều công ty nhỏ, quỹ chung và riêng thường lẫn lộn. Việc chi tiêu diễn ra rất cảm tính. Nhân viên cần tiền mua vật tư, tiếp khách hay chạy quảng cáo. Họ chỉ cần nhắn tin Zalo báo sếp duyệt chi. Không hề có định mức chi phí cho từng đơn hàng. Cũng không có bước đối chiếu báo giá giữa các bên. Ai đề xuất gì thì kế toán chi nấy.
Vì thiếu quy trình kiểm soát, vật tư mua dư thừa vứt lăn lóc. Hàng làm sai phải bỏ đi làm lại. Chi phí vận chuyển phát sinh vô tội vạ. Trên giấy tờ, mỗi đơn hàng nhẩm tính lời được 20%. Nhưng thực tế lại có hàng chục khoản chi không tên phát sinh. Thực chất, mỗi đơn hàng xuất đi là công ty bị âm vốn.
Đến cuối tháng hụt tiền trả lương, sếp lại tặc lưỡi. Bạn chuyển tạm vài chục triệu từ tài khoản cá nhân vào công ty. Bạn nghĩ rằng tháng sau thu tiền hàng về sẽ rút ra lại. Nhưng tháng sau lại lặp lại đúng vòng xoáy cũ. Khoản tiền sếp cho mượn cứ thế phình to. Và bạn gần như không bao giờ lấy lại được.
Một doanh nghiệp khỏe mạnh phải tự sống được bằng dòng tiền của chính nó
Nhiều chủ doanh nghiệp hay tự an ủi bản thân. Họ cho rằng lấy tiền gồng lỗ lúc khó khăn là chuyện bình thường. Đó thực sự là một cái bẫy rất nguy hiểm. Khi bạn liên tục bơm máu từ túi tiền gia đình vào một cơ thể đang chảy máu không phanh, bạn chỉ đang kéo dài cơn hấp hối của một hệ thống vận hành lỗi.
Sau giai đoạn đầu, doanh nghiệp phải tự lấy thu bù chi. Nếu công ty không tạo ra dòng tiền dương, hệ thống đã có lỗi. Nguyên nhân gốc rễ là thiếu quy trình kiểm soát chi phí. Muốn chấm dứt cảnh lấy tiền nhà nuôi công ty, bạn phải hành động. Hãy khóa chặt các lỗ rò rỉ trước khi tiếp tục bơm vốn.
Ba bước để công ty tự nuôi sống bộ máy và trả lương cho sếp
Để ngắt ngay vòng lặp bù lỗ, bạn cần kỷ luật vận hành. Hãy thực hiện ngay ba bước cụ thể sau đây:
Bước 1: Tách bạch tuyệt đối túi tiền của sếp và công ty.
Bạn phải đồng thời trả lương cố định cho chính mình. Ngay từ tháng này, mọi khoản tiền sếp nạp vào phải ghi nhận rõ. Tiền mượn phải có thời hạn hoàn trả rõ ràng. Tuyệt đối không được rút nạp một cách tùy tiện. Hãy đặt ra một nguyên tắc bất di bất dịch. Mọi khoản chi tiêu chỉ nằm trong dòng tiền thực thu từ khách.
Bước 2: Chuẩn hóa quy trình duyệt chi theo định mức.
Thay vì duyệt chi cảm tính, hãy thiết lập trần chi phí. Vật tư không được vượt quá bao nhiêu phần trăm doanh thu. Chi phí bán hàng và vận chuyển cũng cần có mức tối đa. Bất kỳ khoản chi nào vượt mức đều phải giải trình rõ ràng. Nếu phát sinh do làm sai, bộ phận đó phải chịu trách nhiệm. Giải quyết xong bước này kế toán mới được phép xuất tiền.
Bước 3: Đối soát dòng tiền thực tế hàng tuần bằng biểu mẫu.
Đừng đợi đến cuối tháng mới cộng sổ rồi tá hỏa. Hãy yêu cầu kế toán lập bảng dự báo thu chi ngắn gọn. Báo cáo này cần nộp vào mỗi sáng thứ Hai hàng tuần. Toàn bộ đội ngũ cần quen với kỷ luật chi tiêu theo định mức. Khi quy trình đã rõ ràng, bạn mới áp dụng phần mềm quản lý. Hệ thống sẽ tự động cảnh báo khi ngân sách vượt mức cho phép.
Nhờ vậy, bộ máy sẽ tự vận hành và sinh ra lợi nhuận. Sếp sẽ thực sự nhận được thành quả xứng đáng từ công sức của mình.
Cần tư vấn chuẩn hóa quy trình, tinh gọn doanh nghiệp mời gọi 0919 099 777
https://youtu.be/1ZHeG6CgseU
