NỘI DUNG
Khi doanh thu sụt giảm, các ông chủ sẽ cắt giảm nhân sự để tiết kiệm quỹ lương. Cắt bớt người sẽ giữ lại được cả trăm triệu tiền mặt. Nhưng thực tế công ty không những không có lãi mà còn lỗ nặng hơn trước. Tại sao lại có nghịch lý này? Bởi vì khi cắt giảm con người, nhưng lại giữ nguyên một đống rác quy trình. Bài viết Tinh gọn doanh nghiệp trong ba bước sẽ đưa ra giải pháp.
Tinh gọn bộ máy là cắt bỏ công đoạn thừa, không phải vắt kiệt sức người ở lại
Nhiều chủ doanh nghiệp đánh đồng việc tái cấu trúc tinh gọn với việc đuổi bớt người. Đó là một sai lầm chí mạng. Trong bất kỳ doanh nghiệp vừa và nhỏ nào chưa được chuẩn hóa, có tới 40% đến 50% thời gian làm việc của nhân viên mỗi ngày bị tiêu tốn vào những công việc không tạo ra giá trị. Ví dụ chờ đợi sếp duyệt, tìm kiếm thông tin thất lạc trên nhóm chat. Họp hành đổ lỗi và sửa lại những việc làm sai từ khâu trước.
Nếu bạn không dọn sạch những thứ rác vận hành đó đi trước. Việc cắt giảm nhân sự như một đoàn tàu đang rỉ sét phải tháo bớt bánh xe nhưng vẫn bắt chạy với tốc độ cũ. Đoàn tàu chắc chắn sẽ lật. Muốn giảm người mà năng suất vẫn tăng. Phải cắt bỏ quy trình rác trước khi động đến con người.
Cần tư vấn chuẩn hóa quy trình, xây dựng hệ thống quản lý mời gọi
Zalo 0919 099 777
Trước khi ký quyết định cho bất kỳ ai nghỉ việc để giảm chi phí. Chủ doanh nghiệp cần thực hiện ngay ba bước tái thiết quy trình sau đây:
Tinh gọn doanh nghiệp trong ba bước
Bước 1
Rà soát và thẳng tay cắt bỏ 50% các bước thủ tục không tạo ra tiền. Hãy vẽ toàn bộ luồng công việc từ lúc bắt đầu đến kết thúc dịch vụ. Sau đó đặt câu hỏi cho từng bước: Bước này có thực sự cần thiết cho khách hàng không?.
Xóa bỏ ngay các khâu trình ký giấy tờ lòng vòng, các báo cáo trùng lặp không ai đọc. Những cuộc họp giao ban kéo dài hàng tiếng đồng hồ. Khi cắt bỏ được một nửa số bước thừa, khối lượng công việc tự khắc giảm xuống một nửa.
Bước 2
Chuẩn hóa tiêu chuẩn bàn giao và gom đầu mối về một trục duy nhất. Thay vì để ba bốn người cùng nhúng tay vào một việc rồi đùn đẩy nhau, hãy thiết kế lại quy trình gọn gàng với tiêu chuẩn đầu ra rõ ràng. Trao quyền cho nhân viên tự quyết định trong hạn mức cho phép mà không cần việc gì cũng phải chờ sếp gật đầu. Khi có quy trình chuẩn làm bản đồ, một nhân sự bình thường cũng có thể xử lý công việc nhanh và chính xác gấp đôi trước đây mà không hề thấy áp lực.
Bước 3
Chạy tay trơn tru với luồng quy trình mới rồi mới đưa công nghệ vào thay sức người. Sau khi đã cắt sạch các bước thừa và chạy thử nghiệm quy trình tinh gọn bằng biểu mẫu đơn giản trong 3 đến 4 tuần, bạn sẽ nhìn thấy rõ vị trí nào thực sự dư thừa nhân lực. Lúc đó, kết hợp đưa phần mềm quản lý vào để tự động hóa các thao tác lặp đi lặp lại. Nhờ vậy, công ty có thể vận hành mượt mà với đội ngũ chỉ bằng một nửa trước kia, chi phí giảm sâu nhưng tốc độ phục vụ khách hàng và lợi nhuận lại tăng vọt.
Cần tư vấn chuẩn hóa quy trình, xây dựng hệ thống quản lý mời gọi
Zalo 0919 099 777
Xem thêm các bài viết về quản trị
Xem thêm video
