NỘI DUNG
Chuẩn hoá quy trình là hoạt động cần phải chuẩn bị trước khi chuyển đổi số. Nếu không muốn các phần mềm đã thiết lập không thể sử dụng được.
Tại sao cần tiêu chuẩn hoá quy trình
- Công việc chồng chéo, giẫm chân lên nhau
- Mất nhiều thời gian để xử lý một loại công việc
- Một hoạt động được duyệt qua quá nhiều phòng ban
- Nhân viên dấu nghề hoặc mang theo cách thực hiện khi rời công ty
- Quyết định dựa trên kinh nghiệm hoặc định tính….
Chuẩn hoá quy trình là gì
Nhiều cách khác nhau thực hiện một công việc sẽ dẫn đến nhầm lẫn hoặc chồng chéo trong tổ chức. Thậm chí tạo kết quả khác nhau hoặc kết quả không đồng nhất.
Ví dụ thanh toán hai lần, 2 người tạo ra 2 kết quả khác nhau , giảm năng suất và chậm trễ trong công việc. Vì vậy, việc tiêu chuẩn hóa trong doanh nghiệp là rất quan trọng.
Tiêu chuẩn hóa là đánh giá lại và thiết lập lại một quy trình, quá trình đã có sẵn nhằm tối ưu hoá hoạt động hoặc nhiệm vụ cụ thể. Thoả mãn các điều kiện sau:
- Chỉ ban hành khi đã được đánh giá là tối ưu.
- Được xác định và ghi chép rõ ràng, giữ nguyên và nhất quán trong toàn tổ chức.
- Mỗi hoạt động đi kèm với các tiêu chuẩn được phê duyệt (nếu có)
- Người quản lý đảm bảo mỗi thành viên trong nhóm hiểu cách làm, lý do phải tuân thủ.
- Các thủ thuật, mẹo cần thực hiện ở một nhiệm vụ, công đoạn cụ thể giúp mọi người thực hiện thống nhất với nhau.
Làm thế nào để tiến hành tiêu chuẩn hóa quy trình?
Việc tiêu chuẩn hóa các quy trình có thể dễ dàng hoặc phức tạp tùy thuộc vào mức độ cam kết của tất cả các bên liên quan. Mỗi doanh nghiệp áp dụng các phương pháp khác nhau để tiêu chuẩn hóa quy trình của mình.
Các bước tiêu chuẩn hoá
Đánh giá hiện trạng
Xem xét toàn bộ quy trình hiện có của công ty
- Đánh giá mức độ đáp ứng của từng quy trình
- Phỏng vấn nhân viên
- Xem hồ sơ
- Báo cáo thực trạng.
- Xác định các các quy trình cần cải tiến hoặc tiêu chuẩn hoá.
Lập kế hoạch tiêu chuẩn hoá quy trình
- Xác định thứ tự các quy trình cần tiêu chuẩn
- Người thực hiện
- Cách thực hiện
- Thời gian hoàn thành dự kiến
- Báo cáo định kỳ
Lập sơ đồ quy trình
- Vẽ luồng công việc từ lúc bắt đầu đến kết thúc
- Xác định các công đoạn dư thừa, tắc nghẽn trong quy trình
- Thảo luận để thống nhất thay thế hoặc loại bỏ các điểm này
Định lượng hoặc đưa ra tiêu chuẩn cụ thể
Một nhiệm vụ hoặc hoạt động không nên ghi chung chung mà phải đặt ra con số cụ thể
Ví dụ
- Nhân viên kiểm tra chất lượng dựa vào kinh nghiệm để quyết định chấp nhận hoặc từ chối lô hàng. (Chưa định lượng)
- Nhân viên kiểm tra chất lượng dựa vào tiêu chuẩn dưới đây để quyết định chấp nhận hoặc từ chối lô hàng:
- Mức A <100g
- Mức B>100g
Áp dụng thử
Sau khi thống nhất luồng công việc, nên áp dụng thử để đánh giá mức độ hiệu quả. Nếu cần thiết sẽ điều chỉnh.
Chỉnh sửa, ban hành, đào tạo
Quy trình đã được chuẩn hoá sẽ được ban hành cho các bộ phận liên quan. Các nhân viên liên quan cần được đào tạo và hiểu lý do thực hiện một bước nào đó trong quy trình.
Đinh kỳ cập nhật, điều chỉnh
Khi có sự thay đổi về thông số, tiêu chuẩn, thiết bị, người phụ trách… cần cập nhật và điều chỉnh để phù hợp
Dịch vụ tư vấn chuyển đổi số của Trí Phúc thực hiện các công việc sau
- Xây dựng chiến lược chuyển đổi số và kế hoạch hành động
- Chuẩn hóa quy trình phục vụ chuyển đổi số
- Tư vấn giám sát quá trình chuyển đổi số
- Xây dựng phần mềm ERP, MES theo nhu cầu của doanh nghiệp
Doanh nghiệp có nhu cầu mời liên hệ Tel 0919 099 777
Xem thêm: chuyển đổi số là gì
