NỘI DUNG
Tiêu chuẩn hóa công việc là phương pháp thiết lập sự nhất quán trong một công đoạn. Nó bao gồm chi tiết về trình tự, thời gian và kết quả mong muốn. Khác với quy trình thông thường, tiêu chuẩn hóa quy định các thao tác tối ưu. Giúp đảm bảo chất lượng và sản lượng luôn đồng nhất. Nó được coi là “điểm neo” cho mọi hoạt động cải tiến và Lean.
Ví dụ về một công việc đã được tiêu chuẩn hóa
Trước khi tiêu chuẩn hóa
Quy trình này phụ thuộc hoàn toàn vào kỹ năng cá nhân. Khi có nhân viên mới, việc đào tạo rất khó khăn và mất thời gian. Quản lý không thể dự báo chính xác số lượng hàng hoàn thành trong ngày.
Sau khi tiêu chuẩn hóa
Mọi thao tác thừa đã được loại bỏ để tối ưu năng suất. Nhân viên mới chỉ mất vài phút để nắm bắt công việc. Doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát chất lượng và tính toán chi phí chính xác. Đây chính là sức mạnh của sự ổn định trong quản trị Lean.
Cần tư vấn về Năng suất, chất lượng, Cải tiến, Lean, chuẩn hóa quy trình, Xây dựng hệ thống quản lý doanh nghiệp. Mời gọi 0919 099 777. Email: tuvandaotaotriphuc@gmail.com.
Ba yếu tố cốt lõi của Tiêu chuẩn hóa công việc
Để xây dựng tiêu chuẩn, doanh nghiệp cần xác định rõ ba yếu tố sau:
- Nhịp độ sản xuất (Takt time)
Là thời gian cần thiết để hoàn thành một sản phẩm. Nó phải đáp ứng đúng tiến độ nhu cầu của khách hàng.
Công thức
Thời gian sản xuất khả dụng / Số lượng đơn hàng.
- Trình tự làm việc (Work Sequence)
Thứ tự cụ thể các bước nhân viên phải thực hiện. Họ cần hoàn thành công việc trong phạm vi Takt time.
- Hàng tồn kho chuẩn (SWIP)
Lượng nguyên liệu tối thiểu cần thiết tại mỗi công đoạn. Yếu tố này giúp quy trình diễn ra liên tục và tránh đứt gãy.
Tại sao doanh nghiệp cần tiêu chuẩn hóa?
Việc áp dụng tiêu chuẩn mang lại lợi ích cho toàn bộ hệ thống:
- Với nhân viên: Giảm sai sót, giảm căng thẳng vì biết chính xác phải làm gì, và được trao quyền để đề xuất cải tiến.
- Với quản lý: Dễ dàng phát hiện vấn đề, giảm thời gian giám sát sự vụ để tập trung vào các vấn đề ưu tiên.
- Với doanh nghiệp: Cắt giảm lãng phí, tăng sản lượng và sự ổn định trong vận hành,.
- Với khách hàng: Nhận được sản phẩm/dịch vụ có chất lượng đồng nhất và đúng hẹn.
Quy trình 6 bước thực hiện chuẩn hóa công việc
Để áp dụng thành công, bạn hãy tuân theo lộ trình sau:
- Phân tích hiện trạng thông qua quan sát cách làm thực tế và thu thập dữ liệu thời gian.
- Khuyến khích người trực tiếp sản xuất chia sẻ kinh nghiệm thực tế.
- Tổng hợp cách làm hay và loại bỏ các bước dư thừa.
- Ghi lại quy trình bằng hình ảnh hoặc sơ đồ dễ hiểu.
- Hướng dẫn nhân viên tuân thủ và niêm yết tài liệu tại nơi làm việc.
- Hãy liên tục quan sát và cập nhật phương pháp tốt hơn.
Những gì nên và không nên tiêu chuẩn hóa?
Nên: Các công việc lặp lại như vận hành máy, đóng gói, an toàn lao động.
Không nên: Các công việc đòi hỏi sự sáng tạo cao hoặc mang tính tùy biến.
Tóm lại, tiêu chuẩn hóa công việc không phải là gông xiềng kìm hãm sự sáng tạo. Ngược lại, nó chính là nền móng vững chắc giúp doanh nghiệp vươn xa và ổn định hơn.
Thiếu một tiêu chuẩn cụ thể, mọi nỗ lực cải tiến (Kaizen) sẽ giống như “xây lâu đài trên cát”. Bạn cần một điểm tựa để đo lường và tiếp tục nâng cấp quy trình làm việc. Hãy bắt đầu xây dựng các bước chuẩn hóa ngay hôm nay. Điều này sẽ giúp tối ưu hóa hiệu suất và tạo ra giá trị bền vững cho tổ chức.
Cần tư vấn về Năng suất, chất lượng, Cải tiến, Lean, chuẩn hóa quy trình, Xây dựng hệ thống quản lý doanh nghiệp. Mời gọi 0919 099 777. Email: tuvandaotaotriphuc@gmail.com.
Xem các video về cải tiến
