Tiêu chuẩn hóa công việc là gì

150

Tiêu chuẩn hóa công việc hay công việc được chuẩn hóa (Standardized work) là một phương pháp luận được xây dựng dựa trên sự nhất quán đã thiết lập trong các quy trình làm việc. Là nền tảng của tất cả các chương trình cải tiến liên tục. 

Công việc được tiêu chuẩn hóa tạo ra sự ổn định, cắt giảm lãng phí, tăng thời  hiệu quả hoạt động.  Mang lại sự hài lòng hơn trong công việc giữa người lao động và người giám sát.  Bằng cách xác định các tiêu chuẩn cho bất kỳ loại công việc nào.

“Không có tiêu chuẩn, không thể có cải tiến.” – Taiichi Ohno, Người sáng lập Hệ thống Sản xuất Toyota

Phân biệt các loại tiêu chuẩn công việc

Tiêu chuẩn công việc (work standards)

 Là những tuyên bố cụ thể về:

  • Điều kiện làm việc khác nhau,
  • Phương pháp làm việc,
  • Phương pháp quản lý công việc và
  • Các biện pháp phòng ngừa.

Chúng thường được tổ chức thành ba loại chính: Điều kiện Quy trình, Điều kiện Kiểm soát và Điều kiện Hoạt động.

 Ví dụ: Máy được cài đặt ở nhiệt độ 70oC gia nhiệt 30 phút.

Pha chế hóa chất ở phòng vô trùng, nhiệt độ 25 +/- 1oC       

Tiêu chuẩn công việc thường được thể hiện trong

  • Hướng dẫn công việc
  • Hướng dẫn vận hành
  • Bảng kiểm soát chất lượng…

Công việc tiêu chuẩn (Standard works)

Đề cập đến một nhiệm vụ hoặc công việc cụ thể mà nội dung, trình tự, thời gian và kết quả đã được xác định. Thông qua chuyển động của con người và sự tương tác của nó với thiết bị và vật liệu.

Ví dụ: Thời gian tiêu chuẩn cho việc lắp ráp thùng giấy quy cách 40×10 cm là 2 phút.

Pha chế hóa chất tuân theo 3 bước, thời gian pha chế tối đa là 10 phút.

Công việc tiêu chuẩn (standard work) có thể được áp dụng cho:

  • Máy móc hoặc công nghệ được sử dụng
  • Trình tự sản xuất
  • Các biện pháp an toàn
  • Kiểm tra chất lượng
  • Giao tiếp giữa người lao động và người giám sát
  • Đào tạo và giới thiệu
  • Tương tác dịch vụ khách hàng

Công việc đã được tiêu chuẩn (Standardized work)

Tiêu chuẩn hóa công việc là tổng hợp của tiêu chuẩn công việc và công việc tiêu chuẩn ở trên. Hoặc đề cập đến một quá trình mà trình tự công việc, tiêu chuẩn công việc  đã được xác định.

Tóm lại, nó phải gồm 3 yếu tố

  •  Trình tự công việc
  • Thời gian thực hiện
  • Công việc chuẩn trong quy trình (SWIP)

Sự khác biệt giữa quy trình chuẩn (SOP- standard of procedure) và tiêu chuẩn hóa công việc

Một SOP thường có ít chi tiết hơn so với  công việc được tiêu chuẩn hóa. Nó hướng dẫn từng bước bao gồm chi tiết về cách thực hiện các tác vụ cụ thể. Mô tả cách thức mọi thứ cần được thực hiện và các thông số để đảm bảo chất lượng và sản lượng nhất quán.

Công việc được tiêu chuẩn hóa bao gồm các chi tiết được lập thành văn bản về các phương pháp hay nhất hiện được biết đến để thực hiện công việc. Luôn có chỗ để cải thiện. Đây là lý do tại sao công việc được tiêu chuẩn hóa được coi là nền tảng của phương pháp Kaizen

Ai được lợi từ công việc đã được tiêu chuẩn hóa  (standardized work)?

Theo thiết kế, tất cả các bên liên quan đến một tổ chức đều được hưởng lợi từ công việc được tiêu chuẩn hóa – từ Giám đốc điều hành đến quản lý cấp trung.

Người lao động

Những người lao động tuân theo các quy trình làm việc tiêu chuẩn sẽ giảm nguy cơ mắc lỗi.  Có thể trao quyền cho nhân viên xác định các lĩnh vực cần cải tiến, điều này có thể dẫn đến cảm giác làm chủ của họ.

Giám sát viên

Việc giao tiếp trở nên dễ dàng hơn và việc tham gia trở nên ít phức tạp hơn. Khi người lao động biết chính xác những việc phải làm trong ca làm việc của họ, người giám sát có thể tìm thêm thời gian để giải quyết các vấn đề ưu tiên cao hơn sẽ giúp ích cho toàn tổ chức.

Giám đốc điều hành

Nếu các hoạt động trong công ty tinh gọn hơn, nó có thể giúp cắt giảm lãng phí, tăng sản lượng. Cũng như giao tiếp với công nhân tốt hơn.

Khách hàng

Khi các tổ chức có các tiêu chuẩn về sản xuất, chất lượng, dịch vụ khách hàng, giao hàng… Tạo sự tin tưởng cho khách hàng .

Công việc được tiêu chuẩn hóa cũng có thể là câu trả lời cho các vấn đề mang tính hệ thống mà các tổ chức đã phải vật lộn trong quá khứ, bao gồm:

  • Không duy trì được kết quả từ các chiến lược cải tiến trong quá khứ
  • Các vấn đề về giữ hoặc đào tạo nhân viên mới
  • Không có khả năng đảm bảo hoặc làm việc trong khung thời gian nhất quán
  • Không có khả năng theo kịp nhu cầu hoăc sản xuất thừa khi nhu cầu giảm

Công việc được tiêu chuẩn hóa thúc đẩy sự cải tiến liên tục như thế nào.

Công việc được tiêu chuẩn hóa không có nghĩa là một bộ quy trình hoạt động tiêu chuẩn cứng nhắc. Mà được thiết lập để đơn giản hóa, xác định cách thức để mọi người biết trách nhiệm của họ.

Các chương trình đào tạo công việc được tiêu chuẩn hóa vẫn chừa chỗ cho sự cải tiến liên tục. Thay vì các quy tắc được khắc trên đá. Nghĩa là sau một thời gian vẫn xem xét lại lại quy trình này để cải tiến tốt hơn.

Công việc tiêu chuẩn hóa đã được ông Isao Kato phát triển cho Toyota Motor Corporation nhằm cải thiện sản xuất tại các cơ sở của công ty. Kato dựa trên triết lý cổ xưa về kaizen – nghĩa đen là “thay đổi nhỏ”.

Các vấn đề lớn có thể được giải quyết bằng cách giải quyết các vấn đề ở quy mô nhỏ hơn. Các tiêu chuẩn công việc đóng vai trò là điểm neo cho hàng nghìn vấn đề nhỏ. Nếu được giải quyết bằng nguyên tắc kaizen, có thể dẫn đến sự thay đổi tích cực trong toàn bộ tổ chức.

Cần tư vấn về Năng suất, chất lượng, Cải tiến, Lean. Xây dựng hệ thống quản lý doanh nghiệp. Mời gọi 0919 099 777. Email: tuvandaotaotriphuc@gmail.com.

Cái gì nên được tiêu chuẩn hóa?

Bất kỳ yếu tố nào của công việc thực hiện nhiều lần đều có thể được tiêu chuẩn hóa.

Ví dụ rõ ràng bao gồm

  • Các hoạt động của máy móc hoặc thiết bị,
  • Quy trình làm sạch,
  • Các biện pháp an toàn
  • Quy trình đóng gói;
  • Dịch vụ khách hàng,
  • Quy trình thiết kế

Khi tiêu chuẩn hóa công việc, người ta cần xác định rõ nội dung, trình tự, thời gian và kết quả mong muốn của công việc.

Điều gì không nên được tiêu chuẩn hóa?

Tất nhiên, bất kỳ nhiệm vụ nào yêu cầu nhân viên sử dụng theo ý riêng hoặc không có quy trình nhất quán đều không thể được chuẩn hóa.

Các yếu tố của tiêu chuẩn hóa công việc

Công việc tiêu chuẩn hóa yêu cầu ba yếu tố sau:

Takt time

Takt time bắt nguồn từ từ tiếng Đức “taktzeit.”  Trong sản xuất Lean, takt time đề cập đến lượng thời gian bạn cần để tạo ra sản phẩm của mình để có thể theo kịp nhu cầu. Công thức như sau:

Taktime = Thời gian sản xuất của một đơn hàng ÷ số lượng cần của đơn hàng

Ví dụ: giả sử nhân viên của bạn được lên lịch làm ca 8 giờ (hoặc 480 phút). Nếu họ có hai lần nghỉ giải lao 15 phút và ăn trưa 30 phút, thì thời gian sản xuất khả dụng sẽ tăng từ 480 phút lên 420 phút. Nếu có một cuộc họp giao ban 15 phút trước khi ca bắt đầu và 15 phút nữa vào cuối ca để dọn dẹp và bảo trì chung, thì thời gian sản xuất khả dụng kết thúc là 390 phút.

Nếu nhu cầu của khách hàng là 60 đơn vị mỗi ngày, thì thời gian xác định bạn cần tạo một đơn vị cứ sau 6,5 phút.

390 phút ÷ 60 đơn vị = 6,5 takt thời gian cho mỗi đơn vị

Trình tự làm việc

Thuật ngữ này đề cập đến thứ tự mà mỗi bước trong quy trình phải được hoàn thành trong taktime.

Hàng tồn kho

Thuật ngữ này đề cập đến số lượng nguyên vật liệu bạn cần có  trong thời gian sản xuất. Số lượng phù hợp để hoàn thành các  trình tự công việc trong thời gian quy định.

Có quá ít hàng tồn kho hoặc quá nhiều hàng tồn kho đều dẫn đến lãng phí. Khi không có đủ nguyên liệu, trình tự làm việc sẽ bị gián đoạn.  Hàng tồn kho quá nhiều có thể dẫn đến sản xuất thừa và các sản phẩm không bán được / không sử dụng.

Các bước tiến hành việc chuẩn hóa

Sẵn sàng tham gia và thực hiện các quy trình làm việc được tiêu chuẩn hóa? Chúng tôi đã tổng hợp một số bước để giúp bạn bắt đầu.

Bước 1: Phân tích hoạt động hiện tại

Quan sát công việc hiện đang được thực hiện như thế nào. Thu thập dữ liệu như cần bao nhiêu người để sản xuất một đơn vị, mất bao lâu để sản xuất một đơn vị, bước nào phụ thuộc vào các bước khác, v.v.

Thực hiện phân tích quy trình hiện tại và tạo một sơ đồ quy trình làm việc hiện tại. Khi bạn hiểu quy trình làm việc hiện tại, bạn sẽ dễ dàng biết được những nơi có thể cải thiện mọi thứ.

mẫu quy trình kinh doanh
Mẫu quy trình kinh doanh 

Bước 2: Nhận thông tin đầu vào khi tìm kiếm các phương pháp hay nhất

Nhiều nhân viên có cách làm việc riêng, điều này dẫn đến sự khác biệt trong kết quả cuối cùng. Nhiều người trong số họ có  quy trình làm việc tốt hơn và hiệu quả hơn mà không hề nhận ra. Tại sao không để họ chia sẻ kiến ​​thức và kinh nghiệm khi  làm việc theo hướng tiêu chuẩn hóa. Hãy cho họ quyền nhận xét và đưa ra đề xuất.

Việc  lắng nghe ý kiến ​​của họ sẽ khuyến khích họ chấp nhận các thay đổi được đề xuất. Nó cho phép họ làm chủ công việc để có được những sản phẩm chất lượng cao.

Bước 3: Tìm phương pháp hay nhất hiện tại

Khi nhân viên của bạn đưa ra đề xuất và chia sẻ kiến ​​thức và kinh nghiệm của họ. Bạn sẽ có thể tìm thấy các phương pháp chung mà tất cả họ đều thực hiện.  Tìm cách kết hợp các nhiệm vụ để làm cho quá trình hiệu quả hơn.

Tạo bản đồ dòng giá trị để trực quan hóa và phân tích các bước mà nhân viên hiện đang thực hiện cho từng nhiệm vụ trong quy trình sản xuất. Hình ảnh trực quan này có thể giúp bạn xác định và loại bỏ các bước làm chậm quá trình hoặc đơn giản là không cần thiết.

ví dụ về ánh xạ dòng giá trị
Ví dụ sơ đồ chuỗi giá trị

Bước 4: Ghi lại mọi thứ

Khi bạn đã xác định phương pháp phổ biến nhất hiện tại, hãy ghi lại nó. Tài liệu là chìa khóa để đảm bảo rằng tất cả mọi người đều tuân theo cùng một quy trình.

Có một số cách khác nhau để ghi lại công việc được tiêu chuẩn hóa. Nhưng chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng hình ảnh để ghi lại các quy trình. Mọi người học nhanh hơn và lưu giữ kiến ​​thức lâu hơn với tài liệu trực quan.

Bước 5: Đào tạo

Sau khi các quy trình đã được được ban hành, điều quan trọng là phải đào tạo mọi người cách làm theo chúng. Tài liệu trực quan được dán tại nơi làm việc, trên tường hoặc trên màn hình kết hợp với đào tạo toàn diện giúp mọi người nhớ những gì họ cần làm.

Bước 6: Điều chỉnh và cải tiến

Hãy nhớ rằng công việc tiêu chuẩn hóa đề cập đến các phương pháp thực hành tốt nhất hiện tại. Nó không cố định. Bạn đã tiến xa đến mức này, nhưng công việc vẫn chưa hoàn thành. Nó là một tài liệu sống cho phép cập nhật khi có sự thay đổi.

Quan sát mọi người khi họ làm việc và theo dõi thường xuyên để đảm bảo rằng mọi người đều tuân thủ quy trình làm việc đã được chuẩn hóa. Yêu cầu nhân viên đóng góp ý kiến ​​để khắc phục sự cố và tìm ra những cách hiệu quả hơn để hoàn thành công việc.

Thực hiện phân tích nguyên nhân gốc rễ để tìm ra giải pháp cho các vấn đề nảy sinh.

Việc thực hiện công việc được tiêu chuẩn hóa không diễn ra trong một sớm một chiều. Có rất nhiều công việc để thu thập dữ liệu, phân tích, tìm ra các phương pháp hay nhất và ghi lại tất cả. Nhưng, một khi bạn đã làm được, lần sau sẽ dễ dàng hơn nhiều. Và những lợi ích của việc sản xuất nhanh hơn, sản phẩm chất lượng cao hơn, nhân viên hạnh phúc hơn và tăng sự hài lòng của khách hàng là rất xứng đáng.

Giải quyết khả năng chống lại sự thay đổi

Mặc dù hầu hết mọi người trong một tổ chức có thể thấy lợi ích của công việc được tiêu chuẩn hóa. Nhưng có một số ít  bày tỏ sự phản đối. Vì không thấy giá trị của tiêu chuẩn hóa hơn theo cách của họ.

Hãy tương tác tích cực giữa với họ, giải thích các lợi ích mang lại cho số đông và công ty mà không làm giảm hiệu quả của họ.

Hãy  giữ một tinh thần cởi mở và sẽ nhấn mạnh rằng ý kiến ​​đóng góp của họ sẽ giúp cải tiến công việc được tốt hơn.

Trí Phúc

Cần tư vấn về Năng suất, chất lượng, Cải tiến, Lean. Xây dựng hệ thống quản lý doanh nghiệp. Mời gọi 0919 099 777. Email: tuvandaotaotriphuc@gmail.com.