Các phương pháp quản lý trực quan (visual control)

338

Quản lý trực quan là những gì nhận biết một cách nhanh chóng thông qua các giác quan của con người. Nó là một hệ thống nhãn, dấu hiệu, đánh dấu, hiển thị thông tin và hướng dẫn trực quan thay vì hướng dẫn bằng văn bản.

Mục đích của quản lý trực quan (visual control- vs)

Nhằm phát hiện các bất thường, duy trì sự ổn định và an toàn tại nơi làm việc. Nó đặc biệt quan trọng trong giai đoạn đầu của quá trình triển khai Lean.

Minh họa tốt về quản lý trực quan là biển báo đường bộ, đèn giao thông và vạch phân đường. Thông điệp truyền tải rõ ràng, khi nhìn thấy đèn giao thông, bạn sẽ biết chính xác nên làm gì.

Bộ não của chúng ta chỉ đơn giản là phản ứng tốt hơn và nhanh hơn với màu sắc, hình dạng, mẫu, đồ họa và hình ảnh. Cũng giống như biển báo đường bộ dễ hiểu hơn biển báo viết. Hình ảnh nơi làm việc dễ hiểu hơn hướng dẫn bằng văn bản.

Do đó, hình ảnh nơi làm việc hiệu quả có thể có tác động tích cực đến an toàn, năng suất, chất lượng và giao hàng đúng thời hạn.

Mục đích của quản lý trực quan là có thể đánh giá tình hình hiện tại trong nháy mắt.  Nơi làm việc trở thành điểm mà mọi vấn đề, bất thường và lãng phí được nhận ra lập tức.

Khi các vấn đề và sai lệch có thể nhìn thấy, có thể thực hiện hành động khắc phục ngay lập tức. Điều này sẽ làm tăng hiệu quả và hiệu lực của các quá trình .

Hơn nữa, hình ảnh nơi làm việc có thể đóng một vai trò quan trọng trong việc đào tạo công việc. Nhân viên cần ít giám sát hơn vì họ xem kết quả và biết chính xác những gì cần làm.

Các vấn đề cần hiển thị trực quan

Thông tin

  • Để hiển thị danh tính,
  • Phương hướng,
  • Mục tiêu chiến lược,
  • Kỳ vọng của khách hàng và
  • Các yêu cầu tuân thủ.

Hướng dẫn

  • Tóm tắt quy trình
  • Thông tin liên quan đến công việc và
  • Các hoạt động tổ chức

Tình trạng

Trạng thái của các dự án, sản xuất, năng suất và hiệu suất.

Cần tư vấn về Năng suất, chất lượng, Cải tiến, Lean. Xây dựng hệ thống quản lý doanh nghiệp. Mời gọi 0919 099 777. Email: tuvandaotaotriphuc@gmail.com.

Các biển báo an toàn

Hình ảnh an toàn rất quan trọng để giữ cho cơ sở an toàn và thân thiện với môi trường. Chúng đóng một vai trò quan trọng trong việc giảm thương tích, sự cố, thương tật và bệnh nghề nghiệp bằng cách giảm các hành vi và điều kiện không an toàn.

Các biển báo và dấu hiệu an toàn thường sử dụng màu sáng để thu hút sự chú ý.

Bảng chỉ dẫn

Có nhiều loại biển báo có thể được sử dụng tại nơi làm việc. Bảng chỉ dẫn tìm đường và hướng đi từ điểm này đến điểm khác. Mặt khác, các biển cảnh báo, như biển báo cấm vào và cấm hút thuốc.

Đánh dấu

Đánh dấu các yếu tố khác nhau ở nơi làm việc là điều quan trọng để tránh sai lầm và tăng hiệu quả và an toàn. Điều này liên quan đến việc đánh dấu máy móc và dây chuyền sản xuất, đánh dấu vật liệu và thành phẩm, đánh dấu văn phòng, phòng, buồng làm việc và khu vực lưu trữ, đánh dấu các làn đường khẩn cấp và lối thoát hiểm, đánh dấu các tầng và đường ống.

Đánh dấu đường ống

Đánh dấu đường ống biểu thị hướng và tốc độ dòng chảy. Các mũi tên được sử dụng để chỉ hướng dòng chảy, màu sắc biểu thị vật liệu chứa trong ống. Cũng có thể dán nhãn trên đường ống để cung cấp thêm nội dung mô tả.

Áp phích và biểu ngữ

Sử dụng áp phích và biểu ngữ để nhắc nhở các mục tiêu và giá trị kinh doanh, và nhận thức về an toàn hay các thông tin muốn truyền đạt cho nhân viên.

Hướng dẫn công việc

Các tiêu chuẩn công việc được thể hiện bằng hình ảnh giúp nhân viên giảm thiểu sai sót. Các hình ảnh như hướng dẫn liên quan đến công việc, thông số kỹ thuật quy trình. Sơ đồ và quy trình vận hành tiêu chuẩn cần được dán tại mỗi máy để mọi người có thể nhìn thấy dễ dàng.

Kiểm soát trực quan được sử dụng với màu sắc khác nhau giúp nhận diện dễ dàng. Cũng nên nhớ rằng hình ảnh và bản vẽ là những hình ảnh được đặt ở vị trí cần thiết.

5S

5S sử dụng phuong pháp trực quan để tạo ra một nơi làm việc có tổ chức hơn.  Như sử dụng màu sắc và nhãn để đánh dấu rõ ràng các vị trí lưu trữ.

Bảo trì thiết bị

Đánh dấu mức an toàn và không an toàn trên đồng hồ giúp phát hiện các bất thường dễ dàng.  Một ví dụ khác sơn cùng một màu cho các công cụ trong một nhóm hoặc khu vực cụ thể. Điều này sẽ giúp giảm thời gian tìm kiếm các công cụ bị thất lạc.

Bảng thông tin

Một bảng thông tin để  cập nhật trạng thái hoạt động, giúp nhân biết được hiện trạng công việc.

Các bảng thông tin được bố trí ở vị trí trung tâm, nơi mọi người dễ dàng nhìn thấy. Chúng có thể được sử dụng để hiển thị những điều sau:

  • Chỉ số hiệu suất.
  • Thông tin điểm chuẩn,
  • Bài học một điểm.
  • Tình trạng của các dự án cải tiến.
  • Tiến độ Kaizen và các hoạt động làm việc theo nhóm.
  • Thông tin khác như thông báo , tin tức, sự kiện, bản đồ quy trình, thay đổi chính sách, v.v.

Chỉ số Hiệu suất

Nơi làm việc không hiển thị sản lượng giống như một chiếc ô tô không có đồng hồ tốc độ. Bạn biết bạn sẽ đi đâu nhưng bạn không biết khi nào bạn sẽ đến đích. Các chỉ số về hiệu suất phải được hiển thị theo cách trực quan hấp dẫn để cho phép mọi người hiểu rõ hơn về cách hoạt động đang hoạt động. Thông tin về hiệu suất phải chính xác, cập nhật liên tục và không có thuật ngữ kỹ thuật.

Chúng giúp xác định các lỗi và cho phép khắc phục các vấn đề có thể ảnh hưởng đến năng suất.

Đèn Andon

Đèn Andon là công cụ trực quan được gắn trên máy để chỉ ra trạng thái hiện tại của chúng. Như đang hoạt động, dừng máy tạm thời, chờ sữa chữa. Vì chúng có thể nhìn thấy từ xa, sẽ thu hút sự chú ý ngay khi chúng phát sinh.

Ví dụ, đèn có thể bật sáng để cho biết sự thiếu hụt nguyên liệu thô, các bộ phận đang chờ xử lý hoặc cần được bảo trì. Mỗi màu trong hệ thống Andon đại diện cho một trạng thái cụ thể của máy

Hiệu quả của hệ thống quản lý trực quan cần được đánh giá thường xuyên. Điều này đạt được bằng cách sử dụng danh sách kiểm tra sẽ giúp phát hiện các bất thường. Nó cho phép người quản lý nhận diện các lỗ hỏng và tạo cơ hội để cải tiến liên tục.

Quản lý cao nhất nên tham gia vào các đánh giá này. Một cuộc đánh giá hiệu quả cũng nên kết thúc bằng một danh sách các hành động cải tiến.

Bảng Kamishibai

Được sử dụng để quản lý các hoạt động thường ngày ở nơi làm việc. Nó có thể được sử dụng để đánh giá các biện pháp an toàn và bảo mật. Cũng như để xác nhận công việc tiêu chuẩn đang được thực hiện bởi tất cả các nhân viên. Ở dạng đơn giản nhất, nó bao gồm một bảng và nhiều thẻ hiển thị các hoạt động được chọn sẽ được thực hiện.

Mỗi thẻ có mặt xanh và mặt đỏ cho biết hoạt động đã được hoàn thành hay chưa. Lật thẻ từ màu đỏ sang màu xanh cho biết hoạt động đã được thực hiện.

Trí Phúc

Cần tư vấn về Năng suất, chất lượng, Cải tiến, Lean. Xây dựng hệ thống quản lý doanh nghiệp. Mời gọi 0919 099 777. Email: tuvandaotaotriphuc@gmail.com.