NỘI DUNG
Gemba walk là một thực hành “đi và xem” với mục đích để hiểu điều kiện hiện tại của một quá trình sản xuất có nguồn gốc từ Nhật.
Gemba walk là gì
Gemba walk là một khái niệm được phát triển bởi Taiichi Ohno, người thường được coi là cha đẻ của sản xuất đúng lúc (just – in – time production).
Bằng cách phát triển một khái niệm như vậy, Ohno cung cấp một cơ hội cho các CEO xuống hiện trường và xây dựng mối quan hệ với người lao động dựa trên sự tin tưởng lẫn nhau.
Gemba định hình hành vi dựa trên ít nhất bốn giá trị hoặc nguyên tắc tinh gọn:
- Quan sát các vấn đề trực tiếp (đi và xem)
- Bắt tay vào giải quyết vấn đề khoa học (theo chu trình PDCA)
- Tập trung vào các luồng giá trị (value streams)
- Lãnh đạo với sự khiêm tốn (tôn trọng ý kiến của mọi người)
Gemba walk khác với waste walk (đi bộ lãng phí)
Mục đích của việc waste walk là đi tìm các lãng phí. Nghĩa là nhà quản lý phải vẽ một vòng tròn bằng phấn và đứng trong đó để quan sát một quá trình hàng giờ liền mà không rời khỏi vòng tròn để tìm các lãng phí.
Mục đích của Gemba
Để hiểu điều kiện hiện tại của quá trình tạo ra giá trị (dòng giá trị) ở bốn cấp độ
- Mục đích:Chúng ta đang giải quyết vấn đề gì của khách hàng (tạo ra giá trị)?
- Quy trình: Quy trình của chúng tôi hoạt động như thế nào?
- Con người:Nhân viên của chúng tôi làm việc như thế nào?
- Giải quyết vấn đề:Các vấn đề được xác định và giải quyết như thế nào?
Gemba walk phải được thực hiện ở nơi tạo ra giá trị nghĩa là hiện trường sản xuất.
Cách thực hiện
1. Chọn khu vực cụ thể: bắt đầu từ bước quy trình gần nhất với khách hàng. Hãy nhớ rằng quá trình tạo ra giá trị là một dòng chảy theo chiều ngang trong khi hầu hết các tổ chức đều được cấu trúc theo chiều dọc
2. Mời mọi chủ sở hữu dòng giá trị: nhân viên, quản lý cấp trung và lãnh đạo là một phần của dòng giá trị. Những người tham gia trực tiếp vào quá trình đó.
3. Hỏi về: mục đích, quy trình, con người và mức độ giải quyết vấn đề.
Hãy bắt đầu bằng cách hỏi những câu hỏi sau:
- Mục tiêu cần đạt ở mỗi bước quy trình có được hiểu không?
- Hiện trạng ở mỗi bước quy trình có được biết không?
- Những trở ngại / vấn đề ngăn cản để đạt được điều kiện mục tiêu có được xác định không?
- Những trở ngại nào đang được giải quyết ngay bây giờ?
- Những trở ngại tiếp theo cần giải quyết sau này là gì?
- Học hỏi và chia sẻ có đang diễn ra không?
Lưu ý rằng các câu hỏi trên không nhằm mục đích khắc phục sự cố hoặc đề xuất giải pháp.
Việc Gemba hàng ngày phải là một phần của hệ thống quản lý để hiểu được tình trạng hiện tại. Quản lý cấp cao nên làm điều đó vài lần một năm như một cách để phá vỡ các lỗ hổng, rào cản để nắm bắt quá trình tạo ra giá trị.
Cần tư vấn, đào tạo 5S, Kaizen, Cải tiến năng suất chất lượng, Lean, mời gọi
Tel 0919 099 777, Email: tuvandaotaotriphuc@gmail.com
10 bước để Gemba walk thành công
Lên lịch
Bằng cách lên lịch để đảm bảo rằng Gemba được thực hiện.
Có một kế hoạch hoặc chủ đề cụ thể
Việc chọn thứ gì đó sẽ giúp cho việc thực hiện Gemba của bạn không trở thành một cuộc dạo chơi bình thường.
Thông báo trước ý định của bạn
Gemba walk không bao giờ như một cuộc kiểm tra bất ngờ. Những nơi bạn đến quan sát hãy giải thích rằng bạn sẽ đặt câu hỏi và tìm cách cải thiện quy trình. Yêu cầu họ hoàn thành từng nhiệm vụ như bình thường. Tránh “hiệu ứng người quan sát”, trong đó sự hiện diện của bạn thay đổi hành vi của nhân viên.
Tránh sao nhãng
Hãy tập trung chú ý vào mục đích của bạn và tránh hoạt động không liên quan lấn lướt. Bạn có thể muốn mang theo điện thoại với mục đích ghi chú hoặc chụp ảnh. Nhưng bạn nên để điện thoại ở chế độ im lặng để tận dụng tối đa thời gian cho Gemba.
Đánh dấu 8 lãng phí trước khi đi
Nên xem qua 8 điều lãng phí trước khi bắt đầu bước đi của mình. Điều đó sẽ giúp đảm bảo rằng tâm trí của bạn đang tìm kiếm mọi cơ hội để cải thiện dòng giá trị.
Dành thời gian để xem sự lặp lại của một quy trình
Có thể mất một lúc để có được bức tranh toàn cảnh về những gì đang diễn ra. Vì vậy đừng vội vàng. Bạn có thể ngạc nhiên về cách một thứ gì đó diễn ra nếu bạn đợi đủ lâu để xem nó.
Đặt nhiều câu hỏi và xin phản hồi
Một chuyến đi bộ Gemba là thời điểm tốt để rút ra câu hỏi “ Khi nào ?, Ở đâu ?, Tại sao ?, Cái gì ?, Ai ?, và Làm thế nào? ”. Những câu hỏi này giúp bạn nắm được trọng tâm của từng cơ hội để cải tiến. Hiểu rõ hơn về cách thức quy trình chuẩn có được áp dụng hay không. Việc yêu cầu các nhân viên được quan sát góp ý cách cải thiện quy trình. Đó là một cách trao quyền và tôn trọng nhân viên.
Chia sẻ quan sát với nhóm
Cho dù bạn có kế hoạch thực hiện các thay đổi do kết quả của chuyến đi bộ của mình hay không, hãy đảm bảo cung cấp phản hồi và theo dõi với nhân viên. Họ có thể sẽ rất tò mò về những gì bạn đã quan sát và rút ra từ trải nghiệm. Theo dõi ý kiến của bạn sẽ làm cho lần truy cập tiếp theo của bạn hiệu quả hơn nữa.
Tránh thực hiện các thay đổi quy trình khi đang Gemba
Tốt hơn hết là bạn nên dành thời gian để tìm hiểu những gì bạn đã thấy và suy ngẫm về các giải pháp khả thi trước khi thực hiện hành động.
Lập kế hoạch
Khi bạn đã suy nghĩ về những quan sát của mình, hãy lập kế hoạch hành động. Nếu không có thay đổi nào được thực hiện. Kế hoạch của bạn có thể chỉ đơn giản là lên lịch cho chuyến đi bộ tiếp theo. Nếu cơ hội cải tiến được xác định, hãy quyết định cách thức cải tiến sẽ được thực hiện.
