NỘI DUNG
Bài giảng ISO 17025 và hướng dẫn áp dụng ISO 17025 yêu cầu 8.9 xem xét lãnh đạo. Hướng dẫn và giải thích chi tiết cách áp dụng.
8.9.1 Tổng quan về Xem xét của Lãnh đạo
Phải xem xét hệ thống quản lý của mình theo các khoảng thời gian đã định. nhằm đảm bảo sự phù hợp liên tục, sự thỏa đáng và hiệu lực của hệ thống. bao gồm cả các chính sách và mục tiêu đã được tuyên bố liên quan đến việc đáp ứng tiêu chuẩn này.
Giải thích
Giám đốc phòng thí nghiệm, Trưởng phòng thí nghiệm định kỳ ngồi lại để đánh giá toàn diện hệ thống quản lý. Mục đích chính của việc xem xét này là để chắc chắn rằng hệ thống quản lý:
- Phù hợp liên tục, đáp ứng được các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 17025:2017.
- Hệ thống quản lý đang hoạt động hiệu quả, giúp đạt mục tiêu chất lượng đã đề ra. Và cung cấp kết quả thử nghiệm/hiệu chuẩn tin cậy.
Việc xem xét này gồm quy trình, chính sách, mục tiêu chất lượng mà phòng thí nghiệm đã công bố.
Hướng dẫn áp dụng
- Thông thường chọn xem xét định kỳ hàng năm. Tuy nhiên, tần suất có thể thay đổi tùy thuộc vào quy mô, những thay đổi của phòng. Ví dụ, nếu có nhiều thay đổi về nhân sự, thiết bị, phương pháp mới xem xét 6 tháng/lần.
- Lập kế hoạch xem xét và phân công người chuẩn bị thông tin đầu vào.
Cần tư vấn đào tạo ISO 17025, thiết kế phòng thử nghiệm mời gọi 0919 099 777
8.9.2 Đầu vào của Xem xét Lãnh đạo
Đây là danh sách 15 loại thông tin bắt buộc phải được xem xét trong cuộc họp.
a) Những thay đổi trong các vấn đề nội bộ và bên ngoài có liên quan đến phòng thí nghiệm;
Giải thích
Xem xét bất kỳ thay đổi nào có thể ảnh hưởng đến hoạt động cả bên trong và bên ngoài.
Ví dụ: Thay đổi cơ cấu tổ chức, thay đổi nhân sự chủ chốt, thay đổi cơ sở vật chất. Mua sắm thiết bị mới, áp dụng phương pháp mới, thay đổi về công nghệ thông tin…
Vấn đề bên ngoài. Thay đổi quy định, tiêu chuẩn, thị trường, đối thủ cạnh tranh, công nghệ mới trong ngành…
b) Việc hoàn thành các mục tiêu
Giải thích
Xem xét tiến độ và kết quả thực hiện các mục tiêu chất lượng đã đề ra từ trước. Mục tiêu cần đo lường được và hướng đến cải tiến hoạt động của phòng.
c) Sự phù hợp của các chính sách và thủ tục
Giải thích
Xem xét xem các chính sách và quy trình hiện hành còn phù hợp và hiệu quả không. Các chính sách và quy trình cần được cập nhật để phản ánh đúng thực tế hoạt động và đáp ứng các yêu cầu mới.
Ví dụ:
Phòng thí nghiệm X có chính sách về đào tạo nhân viên mới là 2 tuần. Tuy nhiên, phản hồi từ các trưởng bộ phận là chưa đủ để nhân viên mới nắm vững công việc. Cần xem xét lại chính sách này và có thể quyết định kéo dài lên 3 tuần.
d) Tình trạng của các hành động từ các cuộc xem xét của lãnh đạo trước đó
Giải thích
Theo dõi các hành động đã yêu cầu thực hiện trong các cuộc xem xét lãnh đạo trước đó. Đảm bảo rằng các hành động này được thực hiện đúng thời hạn và mang lại hiệu quả.
Ví dụ:
Trong cuộc họp năm 2023, quyết định “Nâng cấp phần mềm quản lý dữ liệu để giảm thiểu sai sót “. Tại cuộc họp xem xét năm 2024, cần báo cáo tiến độ thực hiện hành động này. Ví dụ: đã lựa chọn phần mềm, đang triển khai, đã hoàn thành và đánh giá hiệu quả giảm sai sót.
e) Kết quả của các cuộc đánh giá nội bộ gần nhất
Giải thích
Báo cáo về đánh giá nội bộ trước đó, có bao nhiêu phát hiện, đã khắc phục đến đâu.
Ví dụ
Đánh giá nội bộ năm 2024 phát hiện ra rằng việc kiểm soát thiết bị đo lường vẫn còn một số điểm yếu. Ví dụ như việc ghi chép thông tin bảo trì chưa đầy đủ. Xem xét lãnh đạo cần thảo luận về các điểm yếu này và đưa ra hành động khắc phục, cải tiến.
f) Các hành động khắc phục
Giải thích
Xem xét tình trạng và hiệu quả của các hành động khắc phục đã thực hiện.
Ví dụ
Đã thực hiện 10 hành động khắc phục trong năm 2024 liên quan đến các sự cố thiết bị. Cần xem xét xem các hành động này có thực sự giải quyết được gốc rễ vấn đề không. Có hành động nào cần theo dõi tiếp không.
g) Đánh giá của các tổ chức bên ngoài
Giải thích
Xem xét kết quả đánh giá từ các bên bên ngoài phòng thí nghiệm như
- Đánh giá công nhận phòng thí nghiệm
- Đánh giá của khách hàng.
- Đánh giá của cơ quan quản lý nhà nước.
- Kết quả tham gia thử nghiệm thành thạo (PT).
Hướng dẫn áp dụng ISO 17025 yêu cầu 8.9 xem xét lãnh đạo
h) Những thay đổi về khối lượng và loại hình công việc hoặc phạm vi hoạt động thí nghiệm
Giải thích
Xem xét xem có sự thay đổi nào về số lượng công việc (tăng/giảm). Thêm dịch vụ mới, ngừng dịch vụ cũ hoặc mở rộng/thu hẹp phạm vi công nhận không. Những thay đổi này có thể ảnh hưởng đến nguồn lực, năng lực và hệ thống quản lý không.
Ví dụ
Năm 2024 đã mở rộng phạm vi hoạt động sang lĩnh vực thử nghiệm môi trường. Khối lượng công việc thử nghiệm đã tăng lên 30%. Cần đánh giá nhân sự, thiết bị, cơ sở vật chất có đáp ứng được sự gia tăng này không. Có cần bổ sung nguồn lực hay điều chỉnh quy trình làm việc không.
Cần tư vấn đào tạo ISO 17025, thiết kế phòng thử nghiệm mời gọi 0919 099 777
i) Phản hồi của khách hàng và nhân viên
Giải thích
Xem xét các thông tin phản hồi (tích cực và tiêu cực) từ khách hàng và nhân viên.
Phản hồi này là nguồn thông tin quý giá để cải tiến chất lượng dịch vụ và môi trường làm việc.
Ví dụ
Khảo sát khách hàng năm 2024 cho thấy khách hàng rất hài lòng về chất lượng kết quả nhưng chưa hài lòng về thời gian trả kết quả. Cần xem xét nguyên nhân chậm trễ và có hành động cải tiến.
Phản hồi từ nhân viên cho thấy họ gặp khó khăn trong việc sử dụng một số quy trình. Xem xét lãnh đạo cần xem xét lại các thủ tục này và đơn giản hóa nếu cần thiết.
j) Các khiếu nại
Giải thích
Xem xét các khiếu nại từ khách hàng hoặc các bên liên quan khác. Phân tích nguyên nhân gốc rễ của các khiếu nại và có hành động khắc phục, phòng ngừa.
Ví dụ
Phòng nhận được 5 khiếu nại trong năm 2024, liên quan đến sai sót trong báo cáo kết quả. Xem xét lãnh đạo cần xem xét quy trình kiểm soát chất lượng báo cáo kết quả. Đào tạo lại nhân viên và có các biện pháp phòng ngừa để giảm thiểu khiếu nại trong tương lai.
Hướng dẫn áp dụng ISO 17025 yêu cầu 8.9 xem xét lãnh đạo
k) Hiệu lực của các cải tiến bất kỳ được thực hiện
Giải thích
Đánh giá hiệu quả của các hoạt động cải tiến đã được thực hiện trong hệ thống quản lý. Xem xét xem các cải tiến này có đạt được mục tiêu đề ra không, có thực sự mang lại hiệu quả như mong đợi không.
Ví dụ
Phòng đã triển khai hệ thống quản lý tài liệu điện tử để cải tiến quy trình quản lý hồ sơ. Xem xét lãnh đạo cần đánh giá xem hệ thống mới này có giúp giảm thời gian tìm kiếm hồ sơ. Giảm sai sót và nâng cao hiệu quả làm việc như mục tiêu đề ra không.
l) Sự đầy đủ của các nguồn lực
Giải thích
Xem xét nhân sự, thiết bị, cơ sở vật chất, tài chính đáp ứng các yêu cầu hoạt động hiện tại và tương lai không.
Ví dụ
Với việc mở rộng phạm vi hoạt động, cần đánh giá xem có đủ kỹ thuật viên có năng lực. Có cần mua thêm thiết bị chuyên dụng không, cơ sở vật chất hiện tại có đủ không gian không.
m) Kết quả nhận diện rủi ro
Giải thích
Xem xét kết quả của quá trình nhận diện và đánh giá rủi ro đối với hoạt động phòng thí nghiệm. Rủi ro có thể đến từ nhiều nguồn khác nhau (kỹ thuật, tài chính, pháp lý, nhân sự…)
Ví dụ
Đã nhận diện rủi ro về việc thiếu hụt nhân sự có tay nghề cao. Xem xét lãnh đạo cần xem xét lại đánh giá rủi ro này. Xem xét chính sách tuyển dụng, đào tạo, giữ chân nhân tài có cần bổ sung biện pháp kiểm soát nào không.
n) Kết quả đầu ra của việc đảm bảo giá trị sử dụng của các kết quả
Giải thích
Xem xét các hoạt động đảm bảo giá trị sử dụng của kết quả
Ví dụ
Đã thực hiện kiểm soát chất lượng nội bộ hàng ngày. Xem xét lãnh đạo cần xem xét kết quả QC trong năm. Xem xét tỷ lệ kết quả QC không đạt, nguyên nhân và hành động khắc phục. Nếu tỷ lệ không đạt cao, cần xem xét lại quy trình QC, đào tạo lại nhân viên.
o) Các yếu tố liên quan khác, chẳng hạn như hoạt động theo dõi và đào tạo.
Giải thích
Đây là mục mở để xem xét thêm các yếu tố khác có liên quan
Ví dụ
- Kết quả hoạt động theo dõi môi trường làm việc.
- Hiệu quả của các chương trình đào tạo, năng lực nhân viên.
- Kết quả hoạt động marketing, phát triển thị trường.
8.9.3 Đầu ra của Xem xét Lãnh đạo
Phải ghi nhận tất cả các quyết định và hành động có liên quan.
a) Tính hiệu lực của hệ thống quản lý và các quá trình của hệ thống;
Giải thích
Đánh giá tổng quan về hiệu quả hoạt động của hệ thống quản lý và các quy trình chính. Kết luận xem hệ thống có đang hoạt động tốt, đáp ứng được mục tiêu chất lượng và yêu cầu của tiêu chuẩn không.
Ví dụ
Sau khi xem xét tất cả các thông tin đầu vào, Giám đốc rằng hệ thống quản lý chất lượng đang hoạt động hiệu quả. Đảm bảo chất lượng kết quả thử nghiệm và đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn. Cần tập trung cải thiện quy trình trả kết quả để nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
b) Việc cải tiến các hoạt động thí nghiệm liên quan đến việc thực hiện các yêu cầu của tiêu chuẩn này;
Giải thích
Xác định các cơ hội cải tiến trong các hoạt động thí nghiệm. Ví dụ: quy trình thử nghiệm, kiểm soát chất lượng, quản lý thiết bị, đào tạo nhân viên
Ví dụ
Để cải thiện quy trình trả kết quả, phòng thí nghiệm X quyết định:
- Rà soát và tối ưu hóa quy trình xử lý mẫu và phân tích kết quả.
- Đầu tư vào hệ thống thông báo kết quả tự động cho khách hàng.
- Đào tạo nhân viên về kỹ năng quản lý thời gian và giao tiếp với khách hàng.
c) Cung cấp các nguồn lực cần thiết;
Giải thích
Đưa ra quyết định về việc cung cấp các nguồn lực cần thiết để đảm bảo hoạt động
Ví dụ
Để thực hiện các hành động cải tiến quy trình trả kết quả, Giám đốc quyết định:
- Tuyển dụng thêm 1 nhân viên hành chính để hỗ trợ công tác trả kết quả.
- Dành ngân sách 50 triệu đồng để đầu tư hệ thống thông báo kết quả tự động.
- Tổ chức khóa đào tạo về kỹ năng quản lý thời gian cho toàn bộ nhân viên kỹ thuật.
d) Mọi nhu cầu thay đổi.
Giải thích
Xác định thay đổi nào đối với hệ thống quản lý, chính sách, thủ tục, mục tiêu chất lượng, cơ cấu tổ chức… để đảm bảo hệ thống luôn phù hợp, thỏa đáng và hiệu lực.
Ví dụ:
Để phù hợp với quy định mới Giám đốc quyết định:
- Bổ sung phương pháp thử nghiệm mới để đáp ứng yêu cầu quy định.
- Cập nhật phạm vi hoạt động và năng lực phòng thí nghiệm.
- Đào tạo nhân viên về phương pháp thử nghiệm mới và quy định mới.
- Sửa đổi Sổ tay chất lượng và các thủ tục liên quan để phản ánh các thay đổi này.
Hồ sơ chứng minh đã tuân thủ yêu cầu 8.9 xem xét lãnh đạo theo ISO 17025
- Kế hoạch, chương trình xem xét lãnh đạo
- Biên bảng cuộc họp gồm thông tin đầu vào và đầu ra.
- Báo cáo theo dõi các hành động được quyết định trong cuộc họp xem xét lãnh đạo
Trí Phúc
Cần tư vấn đào tạo ISO 17025, thiết kế phòng thử nghiệm mời gọi 0919 099 777
Đọc thêm Bài giảng ISO 17025 và hướng dẫn áp dụng ISO 17025 tại đây
Xem các video Hướng dẫn áp dụng ISO 17025 tại đây
#ISO17025 #baigiangiso17025 #huongdaniso17025 #tuvaniso17025 #daotaoiso17025
