Phương pháp thu thập dữ liệu

1254

 Phương pháp thu thập dữ liệu theo Six Sigma phổ biến nhất là phương pháp DMAIC.  Trong đó DMAIC có nghĩa là D-Define, M-Measure; A-Phân tích, I-Cải tiến; C-Kiểm soát. 

Kế hoạch thu thập dữ liệu là ?

 Kế hoạch thu thập dữ liệu mô tả trình tự thu thập dữ liệu cho một dự án. Kế hoạch thu thập dữ liệu Six Sigma là một phương pháp thống kê nhằm đạt được sự cải tiến đột phá bằng cách giảm dao động và lỗi. Six Sigma biểu thị 3,4 lỗi trong một triệu cơ hội. Nói cách khác, giá trị sigma càng cao thì tỷ lệ lỗi càng thấp. 

Tại sao bạn cần kế hoạch thu thập dữ liệu?

Thu thập dữ liệu chỉ có ý nghĩa khi rút ra được các thông tin cần từ dữ liệu đó. kế hoạch thu thập dữ liệu phù hợp giúp tiết kiệm thời gian. Khi tập trung vào việc trả lời các câu hỏi cụ thể có giá trị. 

Khi nào và Làm thế nào để  Sử dụng Kế hoạch Thu thập Dữ liệu?

Đảm bảo rằng dữ liệu thu thập được sắp xếp phù hợp và hữu ích. Dữ liệu thu được để phân tích trạng thái hiện tại hoặc để cải thiện quy trình. Nó thường được hoàn thành trước khi thu thập và phân tích dữ liệu hiệu suất của quy trình. Ngoài ra, nó rất hữu ích ở giai đoạn hoàn thành dự án trong khi thiết lập các số liệu mới và các quy trình cần thiết để đánh giá các số liệu đó. 

Phương pháp thu thập dữ liệu

Việc thu thập dữ liệu có thể được thực hiện bằng các phương pháp khác nhau. Phương pháp cụ thể được sử dụng sẽ phụ thuộc vào loại hình kinh doanh. Do đó, tất cả các loại phương có thể không phù hợp với tất cả các loại dự án. 

Bảng câu hỏi và khảo sát

Dữ liệu thu từ những người được nhắm mục tiêu nhằm khái quát hóa kết quả cho nhiều đối tượng hơn. Lĩnh vực kinh doanh và học thuật sử dụng phương pháp này. Những ưu điểm là: 

  • Khảo sát có thể  thực hiện online, được truy cập bất cứ lúc nào và từ bất cứ đâu. 
  • Ít tốn kém, việc phân tích dữ liệu dễ dàng hơn nhiều so với các phương pháp khác. 

Phỏng vấn

Phương pháp này được sử dụng để thu thập thông tin cá nhân và các thông tin khác.  Những ưu điểm là: 

  • Có thể tiết lộ thêm dữ liệu về chủ đề và giúp giải thích. hiểu và khám phá quan điểm, hành vi và kinh nghiệm của người được phỏng vấn. 
  • Cung cấp một cuộc trò chuyện mở và chính xác hơn vì dữ liệu đó không thể bị từ chối hoặc làm sai lệch sau này. 

 Quan sát

Các nhà nghiên cứu sử dụng để nghiên cứu các hành vi cá nhân hoặc môi trường xung quanh mà họ đang cố gắng phân tích. Gồm việc nhìn thấy hoặc quan sát mọi người ở một địa điểm, thời gian và ngày nhất định. Những ưu điểm là: 

  • Dễ dàng thu thập dữ liệu chi tiết mà không cần bất kỳ kỹ năng kỹ thuật nào. Có thể được định hướng chi tiết như mong muốn. 
  • Không phụ thuộc vào sự tham gia chủ động của người tham gia. Không cần mọi người tích cực chia sẻ dữ liệu về bản thân nếu họ không thoải mái . 

Văn bản, hồ sơ

Phân tích hồ sơ hiện có để theo dõi những thay đổi xảy ra trong một khoảng thời gian cụ thể. Dữ liệu gồm báo cáo, cơ sở dữ liệu, nhật ký thông tin và biên bản cuộc họp. Những ưu điểm là: 

  • Dữ liệu có sẵn gần như dễ dàng mà không cần thực hiện nghiên cứu hoặc phỏng vấn tích cực. 
  • Dễ dàng kiểm tra lại hoặc theo dõi dữ liệu đã thu thập. 

Nhóm tập trung

Một nhóm người có phẩm chất tương đương hoặc có chung sở thích được phỏng vấn bởi một người. Người dẫn dắt nhóm thông qua một loạt các chủ đề đã được lên kế hoạch. Người điều hành tạo bầu không khí phù hợp để những người tham gia tự do thể hiện bản thân. Tuy nhiên, đây là phương pháp thu thập dữ liệu định tính và không thể định lượng bằng thống kê. 

Làm cách nào để tạo kế hoạch thu thập dữ liệu Six Sigma  

có 8 bước sau đây

Xác định câu hỏi

Dữ liệu được thu thập cần phải phù hợp với dự án. Trả lời những câu hỏi này sẽ giúp: 

  • Mục đích dự án là gì? 
  • Những câu hỏi mà chúng ta cần nhận được câu trả lời là gì? 

Câu trả lời cho những câu hỏi này nên xoay quanh thực tế thực tế của quy trình. Vì mục tiêu chính của DMAIC là cải thiện quy trình. Cách tiếp cận tốt nhất là sử dụng SIPOC làm hướng dẫn thu thập dữ liệu. 

Việc thu thập dữ liệu phải đáp ứng các tiêu chí nhất định. Đây là một danh sách kiểm tra của họ: 

  1. Dữ liệu thu thập đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách và với nỗ lực tối ưu không? 
  2. Dữ liệu có xem xét các điều kiện liên quan và ảnh hưởng không? 
  3. Dữ liệu có cung cấp cái nhìn sâu sắc về quy trình không? 
  4. Nó có thể được đóng khung trên sơ đồ Đầu vào-Quá trình-Đầu ra của SIPOC không? 

Xác định và liệt kê dữ liệu

Chia các câu hỏi trên thành nhiều phần và hiểu loại dữ liệu nào tồn tại. Có thể đưa ra câu trả lời cho những câu hỏi này (một phần hoặc toàn bộ). Thông thường, một phần dữ liệu cụ thể có thể đưa ra nhiều câu trả lời. Ngoài ra, chúng ta có thể cần khám phá một phần dữ liệu về các phần dữ liệu khác. 

Sau đó, lập một danh sách từ các dữ liệu có sẵn cần thiết để trả lời các câu hỏi. 

Kiểu dữ liệu

Ở đây chúng ta cần hiểu các ‘loại dữ liệu’ sẽ được đo. 

Dữ liệu liên tục, tốt hơn là sử dụng biểu đồ tần suất hoặc biểu đồ chạy

(run chart). Trong khi đối với Thuộc tính,   biểu đồ Pareto  hoặc biểu đồ hình tròn sẽ hữu ích.

Một ‘biểu mẫu thu thập dữ liệu’  sẽ được yêu cầu ở giai đoạn này. 

Lượng dữ liệu

Để phân tích và xem xu hướng, sẽ cần có đủ dữ liệu. Do đó, đối với mỗi phần tử dữ liệu trong danh sách, cần phải ghi bao nhiêu dữ liệu. 

Phương pháp đo

Có nhiều phương pháp khác nhau để đo lường dữ liệu, như câu trả lời khảo sát, bảng kiểm tra, v.v. Điều này sẽ được thảo luận chi tiết trong phần tiếp theo. Phương pháp được sử dụng sẽ phụ thuộc vào loại dữ liệu cần thiết. Danh sách kiểm tra để làm theo có thể là: 

  1. Quyết định định nghĩa hoạt động cho từng phép đo.
  2. Việc xác định đặc điểm kỹ thuật của phép đo dựa trên các giới hạn chấp nhận  của khách hàng. 
  3. Xác định các giá trị mục tiêu cộng với hướng mà quy trình cần thực hiện. 
  4. Phân bổ một giá trị thực, khách quan cho từng mục tiêu. 

Lấy mẫu quyết định

Đo lường toàn bộ tập hợp dữ liệu sẽ không cần thiết so với lấy tốt từ một mẫu. Tuy nhiên, ở đây một lần nữa, câu trả lời cho một số câu hỏi cần phải được tìm ra. 

  1. Cần bao nhiêu mẫu từ quần thể để có đánh giá hợp lý về mặt thống kê? 
  2. Làm thế nào để lấy mẫu dữ liệu.
  3. Làm thế nào có thể tránh được sai lệch đo lường? 

Hiển thị dữ liệu

Dữ liệu có thể được hiển thị theo nhiều cách khác nhau như:

biểu đồ Pareto, biểu đồ chạy, biểu đồ kiểm soát và các biểu đồ khác.

Cần phải quyết định loại công cụ hiển thị nào sẽ phù hợp nhất. 

Trách nhiệm thu thập dữ liệu

Cần phải xác định liệu dữ liệu thu thập trực tiếp hay phần mềm tự động. Nếu là phần mềm cần đảm bảo tính sẵn có của dữ liệu theo thời gian quy định.

 Mẫu thu thập dữ liệu