NỘI DUNG
Bài giảng ISO 17025 và hướng dẫn áp dụng ISO 17025 yêu cầu 7.8 báo cáo kết quả. Hướng dẫn và giải thích chi tiết cách áp dụng
7.8.1.1 Các kết quả phải được xem xét và phê duyệt trước khi chuyển cho khách hàng.
Giải thích
Trước khi báo cáo kết quả cho khách hàng. Cần có người có kiểm tra và xác nhận là kết quả này đúng và đáng tin.
Hướng dẫn áp dụng
- Xây dựng quy trình xem xét và ký báo cáo. Quy trình này cần xác định rõ ai là người có trách nhiệm xem xét, ký báo cáo.
- Phân công nhân sự có đủ năng lực và kinh nghiệm để thực hiện việc xem xét và phê duyệt..
- Lưu hồ sơ về việc xem xét và phê duyệt để minh chứng khi cần
Ví dụ
- Sau khi hoàn thành thử nghiệm mẫu nước, kỹ thuật viên A sẽ chuẩn bị báo cáo kết quả. Báo cáo này sau đó sẽ được chuyển cho trưởng phòng thí nghiệm B để xem xét. Trưởng phòng B kiểm tra phương pháp thử, kết quả, đơn vị đo, các thông tin về mẫu. Nếu mọi thứ đều chính xác và đầy đủ, trưởng phòng B sẽ ký phê duyệt báo cáo.
Hướng dẫn áp dụng ISO 17025 yêu cầu 7.8 báo cáo kết quả
Cần tư vấn đào tạo ISO 17025, thiết kế phòng thử nghiệm mời gọi 0919 099 777
7.8.1.2 kết quả phải được cung cấp một cách chính xác, rõ ràng, không gây hiểu sai và khách quan.
Giải thích thuật ngữ
Chính xác
nghĩa không được thêm bớt, phải đúng với giá trị thực tế.
Ví dụ: kết quả thực tế là 1 mét, thì trong báo cáo bạn phải ghi đúng là 1 mét. Không được ghi thành 1,1 mét (trừ khi có sai số đo lường được tính đến và báo cáo).
Rõ ràng
Không dùng từ ngữ khó hiểu hoặc chuyên môn quá sâu. Báo cáo phải dễ đọc, dễ theo dõi, người đọc không cần phải đoán già đoán non ý của bạn.
Ví dụ
Thay vì viết “Giá trị chỉ tiêu X ghi nhận sự biến thiên theo hàm logarit cơ số tự nhiên”. Viết “Chỉ số X tăng lên theo đường cong, tăng nhanh lúc đầu và chậm dần về sau”. Hoặc nếu dùng thuật ngữ chuyên môn, bạn cần giải thích rõ ràng ý nghĩa của nó.
Báo cáo phải diễn đạt rõ ràng, không mơ hồ, tránh dùng từ gây nhầm lẫn hoặc hiểu sai.
Ví dụ
Thay vì viết “Kết quả có thể đạt yêu cầu”, nên viết “Kết quả Đạt yêu cầu theo tiêu chuẩn XYZ”.
hoặc “Kết quả Không đạt yêu cầu theo tiêu chuẩn XYZ”. Tránh dùng những câu kiểu “có vẻ như”, “hình như”, “có khả năng là”…
Khách quan
Báo cáo chỉ nên trình bày các dữ liệu, kết quả đo lường một cách trung thực. Không được thêm vào những suy diễn, nhận định chủ quan không có căn cứ.
Ví dụ
Trong báo cáo thử nghiệm độ bền của thép, bạn chỉ nên viết “Độ bền kéo của mẫu là 500 MPa”. Không viết thêm “Mẫu thép này có độ bền tuyệt vời” (vì “tuyệt vời” là một đánh giá chủ quan). Nếu muốn đưa ra nhận xét, bạn cần chuyển sang phần “Ý kiến và Diễn giải”.
Hướng dẫn áp dụng
Tạo một mẫu báo cáo, gồm thông tin cần thiết theo yêu cầu của tiêu chuẩn và khách hàng.
7.8.1.3 Khi được khách hàng đồng ý, các kết quả có thể được báo cáo một cách đơn giản
Giải thích
- Nếu khách hàng đồng ý, báo cáo có thể được trình bày đơn giản. Ví dụ: chỉ bao gồm kết quả chính, không cần chi tiết đầy đủ.
- Tuy nhiên, Báo cáo kết quả đầy đủ phải được lưu.
Hướng dẫn áp dụng
- Khi khách hàng yêu cầu báo cáo đơn giản, cần có sự thỏa thuận rõ ràng bằng văn bản. Có thể ghi chú trong phiếu yêu cầu, hợp đồng hoặc email.
- Chuẩn bị sẵn sàng để cung cấp báo cáo chi tiết khi khách hàng có yêu cầu.
Cần tư vấn đào tạo ISO 17025, thiết kế phòng thử nghiệm mời gọi 0919 099 777
7.8.2.1 Mỗi báo cáo phải bao gồm ít nhất các thông tin sau
Giải thích
- Mỗi báo cáo phải bao gồm 16 thông tin bên dưới để tránh hiểu nhầm hoặc sử dụng sai.
a) Tiêu đề: “Báo cáo thử nghiệm”, “Giấy chứng nhận hiệu chuẩn”, “Báo cáo lấy mẫu”).
b) Tên và địa chỉ phòng thí nghiệm.
c) Vị trí thực hiện hoạt động thí nghiệm: tại phòng thí nghiệm, địa điểm của khách hàng.
d) Nhận dạng duy nhất của báo cáo (ví dụ: số báo cáo, mã QR) và số trang/tổng số trang.
e) Tên và thông tin liên hệ của khách hàng.
f) Nhận biết phương pháp sử dụng.
g) Mô tả và nhận biết đối tượng (ví dụ: mẫu bê tông XYZ, số sêri).
h) Ngày nhận mẫu (nếu quan trọng đối với kết quả).
i) Ngày thực hiện.
j) Ngày phát hành báo cáo.
k) Viện dẫn kế hoạch và phương pháp lấy mẫu (nếu liên quan).
l) Tuyên bố rằng kết quả chỉ áp dụng cho đối tượng được thử nghiệm, hiệu chuẩn hoặc lấy mẫu.
m) Kết quả kèm đơn vị đo (ví dụ: 32 MPa).
n) Các bổ sung, sai lệch hoặc loại trừ khỏi phương pháp.
o) Nhận dạng người phê duyệt báo cáo. Báo cáo cần có tên, chức danh của người đã kiểm tra và đồng ý với báo cáo
- p) Đánh dấu để biết kết quả của phòng thử nghiệm bên ngoài.
Giải thích thêm
Tuyên bố về hiệu lực rằng các kết quả chỉ liên quan đến đối tượng được thử nghiệm
- Kết quả trong báo cáo chỉ đúng cho đúng cái mẫu đã thử nghiệm, hiệu chuẩn.
- Không đúng cho những mẫu hoặc thiết bị khác, ngay cả khi chúng trông giống nhau hoặc cùng loại.
Ví dụ:
- Thử nghiệm: Nếu bạn thử độ bền của một mẫu thép, kết quả đó chỉ đúng cho mẫu thép đó. Không thể nói rằng tất cả các mẫu thép cùng lô đều có độ bền giống như vậy. Trừ khi bạn có thử nghiệm trên nhiều mẫu đại diện và có cơ sở thống kê.
- Hiệu chuẩn: Nếu hiệu chuẩn một cái cân, giấy chứng nhận hiệu chuẩn chỉ có giá trị cho cái cân đó. Không dùng để chứng nhận cho các cân khác cùng model và số sê-ri gần nhau.
- Lấy mẫu: kết quả chỉ phản ánh chất lượng nước ở đúng nơi và thời điểm lấy mẫu. Không thể suy rộng cho cả khu vực hoặc thời điểm khác.
(n) Các bổ sung đối với phương pháp, những sai lệch hoặc các loại trừ khỏi phương pháp
Nếu khi làm thử nghiệm, hiệu chuẩn, lấy mẫu có làm khác đi so với phương pháp. Như thay đổi cách làm, bỏ bớt bước thì phải ghi rõ trong báo cáo.
Ví dụ
- Bổ sung thời gian gia nhiệt mẫu lên 30 phút thay vì 20 phút theo phương pháp”.
- Không thực hiện bước chuẩn bị mẫu theo mục 5.2 của phương pháp do mẫu có kích thước quá lớn.
- Loại trừ khỏi phương pháp: Không xác định độ không đảm bảo đo do khách hàng không yêu cầu.”
Hướng dẫn áp dụng
- Sử dụng mẫu báo cáo đã thiết kế sẵn để đảm bảo rằng tất cả 16 mục trên đều có.
- Nếu có lý do chính đáng không thể cung cấp một thông tin nào đó. Ví dụ thông tin không áp dụng, không có sẵn, cần nêu lý do.
7.8.2.2 Phòng thí nghiệm chịu trách nhiệm về thông tin trong báo cáo
Giải thích
- Phòng thí nghiệm chịu trách nhiệm về tất cả thông tin trong báo cáo.
- Thông tin do khách hàng cung cấp phải được nhận biết rõ ràng.
- Nếu thông tin từ khách hàng có thể ảnh hưởng đến kết quả, phải có tuyên bố từ chối trách nhiệm.
- Nếu mẫu do khách hàng mang đến thì phải nói rõ kết quả chỉ đúng cho mẫu đã nhận.
Hướng dẫn áp dụng
- Nhận biết rõ ràng thông tin do khách hàng cung cấp trong báo cáo.
- Ghi tuyên bố từ chối trách nhiệm nếu thông tin từ khách hàng có thể ảnh hưởng đến kết quả.
- Nếu mẫu do khách hàng cung cấp, ghi rõ trong báo cáo rằng kết quả chỉ áp dụng cho mẫu nhận được.
Ví dụ
- Báo cáo thử nghiệm ghi: “Nguồn gốc mẫu do khách hàng cung cấp: Công ty ABC. Phòng thí nghiệm không chịu trách nhiệm về thông tin này.”
- Nếu mẫu do khách hàng cung cấp, báo cáo ghi: “Kết quả chỉ áp dụng cho mẫu nhận được từ khách hàng vào ngày
Hướng dẫn áp dụng ISO 17025 yêu cầu 7.8 báo cáo kết quả
Cần tư vấn đào tạo ISO 17025, thiết kế phòng thử nghiệm mời gọi 0919 099 777
7.8.3 Yêu cầu cụ thể đối với báo cáo thử nghiệm
7.8.3.1 Thông tin bổ sung trong báo cáo thử nghiệm
Giải thích
Ngoài các yêu cầu chung ở 7.8.2, báo cáo thử nghiệm phải bao gồm:
a.Thông tin về điều kiện thử nghiệm (ví dụ: nhiệt độ, độ ẩm).
Nếu các yếu tố bên ngoài khi thử nghiệm như nhiệt độ, độ ẩm.. ảnh hưởng đến kết quả, Thì phải ghi lại các yếu tố đó trong báo cáo.
Ví dụ:
“Điều kiện thử nghiệm: Nhiệt độ phòng: 25 ± 2 °C, Độ ẩm: 60 ± 5 %RH”. Thử nghiệm được thực hiện trong môi trường chân không.
b.Tuyên bố về sự phù hợp với yêu cầu hoặc quy định kỹ thuật (nếu có, xem 7.8.6).
Nếu khách hàng muốn biết mẫu thử có đạt tiêu chuẩn hay quy định nào đó không. Thì báo cáo cần nói rõ là “Đạt” hay “Không đạt” tiêu chuẩn đó (theo mục 7.8.6).
Ví dụ: “Kết quả thử nghiệm phù hợp với TCVN .. về chỉ tiêu độ bền nén của bê tông mác 250.
(c) Khi có thể, độ không đảm bảo đo được trình bày
Nếu có thể tính được “sai số” của phép đo (hoặc độ không đảm bảo đo). Do quan trọng với kết quả, hoặc khách hàng yêu cầu. Hoặc “sai số” này ảnh hưởng đến việc đánh giá “Đạt/Không đạt” thì báo cáo cần ghi rõ “sai số” này.
Ví dụ: “Hàm lượng chì (Pb): 0.05 ± 0.01 mg/L (độ không đảm bảo đo mở rộng với hệ số phủ k=2)”. Độ bền kéo: 500 MPa ± 5% (độ không đảm bảo đo tương đối).
Ý kiến và diễn giải
Nếu cần thiết để giải thích thêm về kết quả hoặc đưa ra nhận xét chuyên môn. Phòng thí nghiệm có thể viết thêm phần “ý kiến và diễn giải” (theo mục 7.8.7).
- Ví dụ: Kết quả thử nghiệm cho thấy mẫu thép tấm đạt yêu cầu về độ bền kéo theo TCVN … Tuy nhiên, độ giãn dài tương đối của mẫu thấp hơn so với giá trị trung bình của các sản phẩm tương tự trên thị trường. Cần xem xét lại quy trình sản xuất để cải thiện chỉ tiêu này.”
Thông tin bổ sung theo yêu cầu của phương pháp, cơ quan quản lý, hoặc khách hàng.
Báo cáo có thể cần thêm thông tin khác theo yêu cầu riêng của từng phương pháp thử. Quy định của nhà nước, hoặc yêu cầu đặc biệt của khách hàng.
Ví dụ: Theo yêu cầu của phương pháp thử nghiệm ISO XXX. Báo cáo này bổ sung thông tin về thiết bị đo đã sử dụng (mã số, ngày hiệu chuẩn).
Theo quy định của cơ quan quản lý môi trường, báo cáo này bổ sung thông tin về vị trí lấy mẫu trên bản đồ.
Hướng dẫn áp dụng
- Ghi rõ điều kiện thử nghiệm nếu chúng ảnh hưởng đến kết quả (ví dụ: nhiệt độ 25°C, độ ẩm 50%).
- Nếu có yêu cầu về sự phù hợp, nêu rõ kết quả có đáp ứng hay không.
- Cung cấp độ không đảm bảo đo nếu cần (ví dụ: ±1 MPa).
- Nếu có ý kiến hoặc diễn giải, đảm bảo chúng dựa trên kết quả thử nghiệm và nhận biết rõ ràng.
7.8.3.2 Phòng thí nghiệm lấy mẫu, báo cáo thử nghiệm phải đáp ứng các yêu cầu nêu trong 7.8.5…
Hướng dẫn áp dụng
- Khi phòng thí nghiệm vừa thử nghiệm vừa lấy mẫu. Báo cáo thử nghiệm bao gồm cả các thông tin theo yêu cầu của 7.8.2, 7.8.3 và 7.8.5.
- Thiết kế mẫu báo cáo tích hợp, bao gồm thông tin cho cả báo cáo thử nghiệm và lấy mẫu.
Ví dụ:
- Các thông tin chung (7.8.2): Tiêu đề, tên phòng thí nghiệm, thông tin khách hàng, …
- Các yêu cầu cụ thể cho báo cáo thử nghiệm (7.8.3): Điều kiện thử nghiệm, độ không đảm bảo đo, …
- Các yêu cầu cụ thể cho báo cáo lấy mẫu (7.8.5): Ngày lấy mẫu, vị trí lấy mẫu, phương pháp lấy mẫu, …
7.8.4 Yêu cầu cụ thể đối với giấy chứng nhận hiệu chuẩn
7.8.4.1 Thông tin bổ sung trong giấy chứng nhận hiệu chuẩn
Giải thích
Ngoài các yêu cầu chung ở 7.8.2, giấy chứng nhận hiệu chuẩn phải bao gồm:
- a) Độ không đảm bảo đo (trình bày cùng đơn vị đo hoặc đơn vị tương đối, ví dụ: phần trăm).
- b) Điều kiện môi trường khi hiệu chuẩn (nếu ảnh hưởng đến kết quả, ví dụ: nhiệt độ, độ ẩm).
- c) Tuyên bố về liên kết chuẩn đo lường (ví dụ: liên kết với chuẩn quốc gia).
- d) Kết quả trước và sau hiệu chỉnh hoặc sửa chữa (nếu có).
- e) Tuyên bố về sự phù hợp (nếu có, xem 7.8.6).
- f) Ý kiến và diễn giải (nếu thích hợp, xem 7.8.7).
Cần tư vấn đào tạo ISO 17025, thiết kế phòng thử nghiệm mời gọi 0919 099 777
Hướng dẫn áp dụng
- Luôn ghi độ không đảm bảo đo trong giấy chứng nhận.
- Nêu rõ điều kiện môi trường nếu chúng ảnh hưởng đến kết quả.
- Cung cấp thông tin về liên kết chuẩn đo lường.
- Nếu có hiệu chỉnh, ghi rõ kết quả trước và sau.
- Đảm bảo ý kiến và diễn giải dựa trên kết quả và nhận biết rõ ràng.
7.8.4.2 Trường hợp phòng thí nghiệm chịu trách nhiệm về hoạt động lấy mẫu, thì khi cần giấy chứng nhận hiệu chuẩn phải đáp ứng các yêu cầu nêu ở 7.8.5…
Giải thích. Tương tự mục 7.8.3.2
7.8.4.3 Không đề xuất khoảng thời gian hiệu chuẩn trừ khi thỏa thuận
Giải thích
- Giấy chứng nhận hoặc tem hiệu chuẩn không được chứa đề xuất về khoảng thời gian hiệu chuẩn, trừ khi đã thỏa thuận với khách hàng.
Hướng dẫn áp dụng
- Không ghi khoảng thời gian hiệu chuẩn trong giấy chứng nhận nếu khách hàng không yêu cầu.
- Nếu khách hàng yêu cầu và thỏa thuận, ghi rõ trong giấy chứng nhận.
Ví dụ
Giấy chứng nhận không ghi: “Hiệu chuẩn lại sau 12 tháng”, trừ khi khách hàng yêu cầu và thỏa thuận trước.
Hướng dẫn áp dụng ISO 17025 yêu cầu 7.8 báo cáo kết quả
7.8.5 Báo cáo lấy mẫu – Các yêu cầu cụ thể
Giải thích
Khi phòng thí nghiệm tự đi lấy mẫu, báo cáo lấy mẫu cần có thêm thông tin về việc lấy mẫu. Để khách hàng biết mẫu được lấy khi nào, ở đâu, bằng cách nào, có đúng quy trình không.Từ đó họ mới biết mẫu này có “đại diện” cho cái mà họ muốn kiểm tra hay không.
Hướng dẫn áp dụng
- Thiết kế mẫu báo cáo lấy mẫu bao gồm các mục thông tin dưới đây.
- Ghi chép đầy đủ thông tin trong quá trình lấy mẫu
Danh sách các thông tin bổ sung và ví dụ cụ thể:
(a) Ngày lấy mẫu
(b) Nhận biết duy nhất đối tượng hoặc vật liệu được lấy mẫu…
Ví dụ: “Đối tượng lấy mẫu: Lô hàng gạo Jasmine – Công ty XYZ – Số lô 205.
Mẫu nước thải đầu ra, Nhà máy ABC.Hệ thống xử lý nước thải công nghiệp, Điểm xả số 1.
(c) Địa điểm lấy mẫu, bao gồm bất kỳ sơ đồ, phác họa hoặc hình ảnh nào
Ví dụ:Vị trí lấy mẫu nước thải Tại hố ga cuối cùng trước khi xả ra môi trường. Hình vị trí lấy mẫu.
(d) Viện dẫn kế hoạch lấy mẫu và phương pháp lấy mẫu
Ví dụ: Theo kế hoạch lấy mẫu định kỳ hàng tháng của phòng thí nghiệm. Phương pháp lấy mẫu TCVN …
(e) Chi tiết về mọi điều kiện môi trường trong quá trình lấy mẫu…
Ví dụ: Trời nắng, nhiệt độ khoảng 30 °C, gió nhẹ” (lấy mẫu không khí). Mẫu nước thải được lấy trong điều kiện trời mưa nhẹ.
(f) Thông tin cần thiết để đánh giá độ không đảm bảo đo cho việc thử nghiệm hoặc hiệu chuẩn tiếp theo
Ví dụ: Mẫu gạo được lấy ngẫu nhiên từ 10 bao gạo khác nhau trong lô hàng để đảm bảo tính đại diện. Ống lấy mẫu chuyên dụng bằng thép không gỉ, đã được làm sạch và khử trùng trước khi sử dụng.
7.8.6 Báo cáo các tuyên bố về sự phù hợp
7.8.6.1 Lập văn bản quy tắc quyết định
Giải thích
- Khi đưa ra tuyên bố về sự phù hợp (ví dụ: đáp ứng hoặc không đáp ứng tiêu chuẩn), phòng thí nghiệm phải lập văn bản quy tắc quyết định, xem xét mức độ rủi ro (như chấp nhận sai, bác bỏ sai).
- Nếu quy tắc quyết định do khách hàng hoặc tài liệu quy định cung cấp, khôngcần xem xét thêm rủi ro.
Hướng dẫn áp dụng
- Xây dựng quy tắc quyết định và văn bản hóa các quy tắc quyết định cho từng loại thử nghiệm.
- Xem xét rủi ro: Khi xây dựng quy tắc quyết định, cần xem xét đến các rủi ro có thể xảy ra, ví dụ như:
- Sai số loại 1 Kết luận là đối tượng phù hợp trong khi thực tế không phù hợp.
- Sai số loại 2: Kết luận là đối tượng không phù hợp trong khi thực tế phù hợp.
- Áp dụng quy tắc quyết định đã được văn bản hóa một cách nhất quán khi đánh giá sự phù hợp.
- Lưu trữ hồ sơ về các quy tắc quyết định đã được xây dựng và áp dụng.
Ví dụ
Nếu kết quả đo nằm trong giới hạn cho phép, kết luận là “Phù hợp”; nếu kết quả đo vượt quá giới hạn, kết luận là “Không phù hợp”.
Nếu “luật” để kết luận “Đạt/Không đạt” đã có sẵn trong tiêu chuẩn hoặc quy định. Thì phòng thí nghiệm chỉ cần làm theo “luật” đó, không cần tự nghĩ ra “luật” nữa.
Hướng dẫn áp dụng ISO 17025 yêu cầu 7.8 báo cáo kết quả
7.8.6.2 Báo cáo tuyên bố về sự phù hợp
Giải thích
Tuyên bố về sự phù hợp phải nhận biết rõ:
a) Tuyên bố áp dụng cho kết quả nào.
Ví dụ: Kết quả đạt áp dụng cho kết quả độ bền nén của mẫu bê tông số ABC.
b) Quy định kỹ thuật hoặc tiêu chuẩn nào được đáp ứng hoặc không đáp ứng.
Ví dụ: Mẫu bê tông đã được thử nghiệm Đạt yêu cầu về độ bền nén theo TCVN.. mục 4.1
c) Quy tắc quyết định được áp dụng.
Ví dụ: Quy tắc quyết định: Theo quy định trong Tiêu chuẩn Quốc gia TCVN
Hướng dẫn áp dụng
- Ghi rõ trong báo cáo kết quả nào được đánh giá, tiêu chuẩn nào áp dụng, và quy tắc quyết định.
- Đảm bảo tuyên bố rõ ràng, dễ hiểu.
- Hướng dẫn áp dụng:
- Đảm bảo đầy đủ thông tin: Khi đưa ra tuyên bố về sự phù hợp, cần kiểm tra lại xem báo cáo đã bao gồm đầy đủ 3 thông tin sau chưa.
7.8.7 Báo cáo các ý kiến và diễn giải
7.8.7.1 Chỉ nhân sự được ủy quyền mới đưa ra ý kiến và diễn giải
Giải thích
- Chỉ nhân sự được ủy quyền mới được đưa ra ý kiến và diễn giải.
- Phòng thí nghiệm phải lập văn bản căn cứ cho ý kiến và diễn giải.
Hướng dẫn áp dụng
- Xác định rõ nhân sự được phép đưa ra ý kiến và diễn giải
- Lập văn bản căn cứ cho ý kiến/diễn giải và lưu trữ.
7.8.7.2 Ý kiến và diễn giải dựa trên kết quả thử nghiệm
Giải thích
- Ý kiến và diễn giải phải dựa trên kết quả thử nghiệm hoặc hiệu chuẩn, và được nhận biết rõ ràng trong báo cáo.
Hướng dẫn áp dụng
- Trong báo cáo, cần có phần riêng biệt để trình bày ý kiến và diễn giải. Tách biệt rõ ràng với phần trình bày kết quả đo lường, thông tin mẫu, …
- Khi đưa ra ý kiến, diễn giải, cần chỉ rõ chúng được dựa trên những kết quả nào trong báo cáo.
- Ý kiến và diễn giải cần dựa trên cơ sở khoa học và kinh nghiệm chuyên môn. Tránh đưa ra các nhận định chủ quan, không có căn cứ.
Ví dụ
- Trong báo cáo độ bền của vật liệu, sau khi trình bày kết quả. Phòng thí nghiệm có thể đưa ra phần “Ý kiến và diễn giải”:
“Dựa trên kết quả thử nghiệm độ bền kéo và độ giãn dài. Vật liệu này được đánh giá là phù hợp để sử dụng trong ứng dụng X. Tuy nhiên cần lưu ý đến khả năng chịu tải trọng va đập vì chưa được thử nghiệm.” (Ý kiến này dựa trên kết quả độ bền kéo, độ giãn dài và kinh nghiệm về ứng dụng vật liệu).
7.8.7.3 Lưu hồ sơ đối thoại với khách hàng
Giải thích
- Nếu ý kiến và diễn giải được trao đổi trực tiếp với khách hàng bằng đối thoại, phải lưu hồ sơ về cuộc đối thoại.
Hướng dẫn áp dụng
- Khi trao đổi ý kiến và diễn giải với khách hàng bằng hình thức đối thoại trực tiếp. Cần ghi chép lại nội dung đối thoại như ngày giờ, người tham gia, nội dung trao đổi, kết luận.
- Hồ sơ đối thoại cần được lưu trữ cùng với các hồ sơ khác liên quan đến báo cáo kết quả.
Ví dụ
- Kỹ thuật viên A gọi điện thoại cho khách hàng B để giải thích về kết quả và đưa ra một số ý kiến.
- Sau cuộc gọi, kỹ thuật viên A ghi lại nội dung cuộc gọi vào một bản ghi nhớ, bao gồm:
- Ngày giờ: 2025-03-03, 10:00 – 10:30,
- Người tham gia: Kỹ thuật viên A, Khách hàng B (Ông …),
- Nội dung trao đổi: Giải thích về kết quả thử nghiệm độ bền uốn của mẫu vật liệu X. Đưa ra ý kiến về khả năng ứng dụng của vật liệu trong điều kiện Y.
- Kết luận: Khách hàng B đã hiểu rõ về kết quả và ý kiến của phòng thí nghiệm.” Bản ghi nhớ này được lưu vào hồ sơ dự án của khách hàng B.
7.8.8 Sửa đổi báo cáo
7.8.8.1 Nhận biết rõ sự thay đổi và lý do
Giải thích
- Khi cần sửa đổi báo cáo, mọi thay đổi phải được nhận biết rõ và nêu lý do thay đổi.
Hướng dẫn áp dụng
- Trong báo cáo sửa đổi, sử dụng các cách thức như gạch chân, in đậm, màu sắc khác biệt, … để đánh dấu các phần thông tin đã được thay đổi so với báo cáo gốc.
- Trong phần đầu hoặc cuối báo cáo sửa đổi, cần nêu lý do. Ví dụ Sửa đổi do phát hiện lỗi sai sót trong kết quả đo.
Ví dụ:
- Báo cáo gốc số ABC-TN-2025-001 có sai sót về đơn vị đo của một chỉ tiêu. Phòng thí nghiệm phát hành báo cáo sửa đổi số ABC-TN-2025-001-SĐ.
- Đánh dấu (*) vào nơi sửa đổi. Ghi chú (*) Trong báo cáo sửa đổi. “Sửa đổi Đơn vị đo từ ‘mm’ thành ‘MPa'”. Và ghi lý do Sửa lỗi sai đơn vị đo trong kết quả thử nghiệm chỉ tiêu độ bền kéo.”
7.8.8.2 Sửa đổi dưới dạng tài liệu tiếp theo
Giải thích
Không được sửa trực tiếp vào báo cáo cũ đã gửi đi.
Báo cáo sửa đổi phải là một tài liệu mới, đi kèm với báo cáo cũ. Ví dụ: “Phụ lục sửa đổi”, “Bản sửa đổi”). Tài liệu sửa đổi này phải có tên rõ ràng (ví dụ: “Sửa đổi Báo cáo số…”) và cũng phải đầy đủ các thông tin cần thiết như báo cáo gốc.
Hướng dẫn áp dụng
- Tuyệt đối không chỉnh sửa trực tiếp lên bản báo cáo gốc đã phát hành.
- Phát hành tài liệu sửa đổi riêng
- Đặt tiêu đề cho tài liệu sửa đổi, ví dụ: “SỬA ĐỔI BÁO CÁO”, “PHỤ LỤC SỬA ĐỔI BÁO CÁO”, “BẢN SỬA ĐỔI BÁO CÁO”, kèm theo số sê-ri của báo cáo gốc được sửa đổi.
- Được xem xét, phê duyệt, có đầy đủ thông tin cần thiết
7.8.8.3 Ban hành báo cáo mới hoàn toàn
Giải thích
Nếu cần làm một báo cáo mới hoàn toàn để thay thế báo cáo cũ do sửa quá nhiều chỗ, báo cáo cũ bị thu hồi. Thì báo cáo mới phải có số báo cáo khác với số báo cáo cũ. Phải nói rõ là báo cáo này thay thế cho báo cáo cũ nào.
Hướng dẫn áp dụng
- Đảm bảo báo cáo mới có số sêri riêng (ví dụ: BC-2023-001A).
- Viện dẫn báo cáo gốc trong báo cáo mới.
Ví dụ
- Báo cáo mới ghi: “Báo cáo số BC-2023-001A, thay thế báo cáo gốc BC-2023-001 do lỗi trong kết quả.”
Hướng dẫn áp dụng ISO 17025 yêu cầu 7.8 báo cáo kết quả
Hồ sơ chứng minh đã tuân thủ yêu cầu 7.8 báo cáo kết quả theo ISO 17025
- Quy trình & biểu mẫu: Xây dựng, ban hành quy trình quản lý báo cáo kết quả, mẫu báo cáo chuẩn.
- Hồ sơ lưu trữ: báo cáo gốc và sửa đổi, tài liệu trao đổi với khách hàng.
- Nhân sự & thẩm quyền: Danh sách nhân sự được ủy quyền ký duyệt, diễn giải kết quả.
Trí Phúc
Cần tư vấn đào tạo ISO 17025, thiết kế phòng thử nghiệm mời gọi 0919 099 777
Đọc thêm Bài giảng ISO 17025 và hướng dẫn áp dụng ISO 17025 tại đây
Xem các video Hướng dẫn áp dụng ISO 17025 tại đây
#ISO17025 #baigiangiso17025 #huongdaniso17025 #baocaoketqua
