Hướng dẫn áp dụng ISO 17025 yêu cầu 8.6 cải tiến

Bài giảng ISO 17025 và hướng dẫn áp dụng ISO 17025 yêu cầu 8.6 cải tiến. Hướng dẫn và giải thích chi tiết cách áp dụng.

Tiêu chuẩn ISO 17025 nhấn mạnh rằng cải tiến là một phần không thể thiếu trong hoạt động của phòng thí nghiệm. Phòng thí nghiệm không nên chỉ duy trì hoạt động ở mức hiện tại. Cần luôn tìm kiếm và thực hiện các cơ hội để trở nên hiệu quả hơn, chính xác hơn và làm hài lòng khách hàng hơn.

8.6.1 Phòng thí nghiệm phải nhận biết và lựa chọn các cơ hội để cải tiến và thực hiện mọi hành động cần thiết.

Giải thích
Cần chủ động tìm kiếm và nhận biết các cơ hội để cải tiến. “Cơ hội cải tiến” là bất cứ điều gì thay đổi sẽ giúp hoạt động tốt hơn. Sau khi nhận biết cơ hội, phòng thí nghiệm cần lựa chọn cơ hội phù hợp. Cần thực hiện các hành động cần thiết để biến cơ hội đó thành hiện thực.

Hướng dẫn áp dụng

Chủ động tìm kiếm cơ hội

• Thường xuyên xem xét lại toàn bộ các quy trình, hoạt động trong phòng thí nghiệm. Ví dụ: quy trình thử nghiệm, quy trình quản lý thiết bị, quy trình báo cáo kết quả. Hãy tự hỏi: “Quy trình này có thể làm tốt hơn không?”. “Có chỗ nào còn lãng phí thời gian, nguồn lực không?”.

• Tạo một môi trường mà nhân viên được khuyến khích đưa ra ý tưởng cải tiến. Họ là những người trực tiếp thực hiện công việc nên có nhiều góc nhìn và ý tưởng giá trị. Bạn có thể tổ chức họp định kỳ để thu thập ý kiến hoặc có hộp thư góp ý.
• Sử dụng dữ liệu thu thập trong quá trình hoạt động để xác định các khu vực có thể cải thiện. Ví dụ: tỷ lệ sai sót, thời gian thực hiện thử nghiệm, chi phí hoạt động.
• Theo dõi các tiêu chuẩn mới, công nghệ mới, phương pháp thử nghiệm mới trong lĩnh vực của bạn. Những điều này có thể mang đến cơ hội cải tiến hoạt động phòng thí nghiệm.
• So sánh với các phòng thí nghiệm khác em xét liệu có thể áp dụng điều gì cho phòng thí nghiệm của bạn không.

Cần tư vấn đào tạo ISO 17025, thiết kế phòng thử nghiệm mời gọi 0919 099 777

Lựa chọn

Không phải cơ hội cải tiến nào cũng phù hợp hoặc khả thi để thực hiện ngay lập tức. Phòng thí nghiệm cần đánh giá các cơ hội dựa trên các yếu tố sau:

Mức độ ảnh hưởng do cải tiến này đem lại. Sẽ mang lại lợi ích gì cho phòng thí nghiệm và khách hàng. Ví dụ: tăng độ chính xác, giảm thời gian, giảm chi phí, tăng sự hài lòng của khách hàng.

• Tính khả thi. Có đủ nguồn lực để thực hiện cải tiến này không? Bao gồm nhân lực, tài chính, thiết bị.
• Rủi ro. Việc thực hiện cải tiến này có thể mang lại rủi ro gì không? Cần có biện pháp gì để giảm thiểu rủi ro?
• Ưu tiên. Trong số các cơ hội đã xác định, cơ hội nào là quan trọng và cần thực hiện trước?

Thực hiện hành động cần thiết

• Sau khi lựa chọn cơ hội, phòng thí nghiệm cần lập kế hoạch chi tiết. Kế hoạch cần xác định ai làm gì, khi nào hoàn thành, cần nguồn lực gì.
• Triển khai kế hoạch và theo dõi tiến độ thực hiện.
• Đánh giá kết quả sau khi thực hiện để đảm bảo cải tiến mang lại hiệu quả và không gây vấn đề mới.

Ví dụ

• Cơ hội nhận biết
  Phòng thí nghiệm nhận thấy thời gian trả kết quả thử nghiệm cho một số mẫu đang khá chậm. Thời gian chậm hơn yêu cầu khách hàng và so với các phòng thí nghiệm khác.
• Lựa chọn cơ hội
  Phòng thí nghiệm quyết định tập trung cải tiến quy trình thử nghiệm cho loại mẫu này.
• Phân tích quy trình hiện tại để xác định các bước gây chậm trễ.
• Tìm kiếm các phương pháp thử nghiệm nhanh hơn hoặc hiệu quả hơn.
• Đào tạo lại nhân viên về quy trình mới.
• Đầu tư vào thiết bị mới nếu cần.
• Theo dõi thời gian trả kết quả sau khi cải tiến để đánh giá hiệu quả.

8.6.2 Phòng thí nghiệm phải tìm kiếm các thông tin phản hồi, cả tích cực và tiêu cực, từ khách hàng. Thông tin phản hồi phải được phân tích và sử dụng để cải tiến hệ thống quản lý, các hoạt động thí nghiệm và dịch vụ khách hàng.

Giải thích

Yêu cầu này nhấn mạnh tầm quan trọng của thông tin phản hồi từ khách hàng. Khách hàng sử dụng dịch vụ nên ý kiến của họ rất quan trọng. Phản hồi giúp phòng thí nghiệm biết điểm mạnh và điểm cần cải thiện. Phòng thí nghiệm cần chủ động tìm kiếm phản hồi tích cực và tiêu cực. Sau đó, phân tích và sử dụng chúng để cải tiến hoạt động.

Hướng dẫn áp dụng ISO 17025 yêu cầu 8.6 cải tiến

Tìm kiếm thông tin phản hồi

• Khảo sát khách hàng qua bảng khảo sát để thu thập ý kiến khách hàng. Nội dung khảo sát gồm chất lượng, thời gian trả kết quả, thái độ phục vụ, quy trình làm việc.
• Thực hiện phỏng vấn trực tiếp hoặc qua điện thoại để thu thập thông tin chi tiết hơn.
• Đặt hộp thư góp ý tại phòng thí nghiệm hoặc trên website để khách hàng dễ dàng gửi phản hồi.
• Theo dõi phản hồi từ khách hàng qua email, điện thoại, mạng xã hội hoặc các kênh giao tiếp khác.
• Khi giao tiếp với khách hàng, hãy chủ động hỏi ý kiến của họ. Ví dụ, khi trả kết quả hoặc khi giải quyết khiếu nại.

Phân tích thông tin phản hồi

• Tập hợp tất cả thông tin phản hồi đã thu thập được. Phân loại theo chủ đề, theo loại phản hồi hoặc theo khách hàng.
• Phân tích dữ liệu để tìm ra xu hướng, vấn đề lặp lại hoặc điểm mạnh, điểm yếu chung.
• Xác định các vấn đề quan trọng cần giải quyết trước. Dựa trên mức độ ảnh hưởng đến khách hàng và hoạt động phòng thí nghiệm.

Cần tư vấn đào tạo ISO 17025, thiết kế phòng thử nghiệm mời gọi 0919 099 777

Sử dụng thông tin phản hồi để cải tiến

• Sử dụng phản hồi để cải tiến quy trình và thủ tục trong hệ thống quản lý chất lượng.

Ví dụ

Nếu khách hàng phản ánh quy trình tiếp nhận mẫu phức tạp, hãy xem xét đơn giản hóa quy trình này.

Nếu khách hàng phản ánh thời gian trả kết quả chậm, hãy tối ưu hóa quy trình thử nghiệm để rút ngắn thời gian.

Hồ sơ cần có để chứng minh đã tuân thủ yêu cầu 8.6 Cải tiến trong ISO 17025

• Ghi lại danh sách các cơ hội cải tiến đã nhận diện. Ví dụ, biên bản họp nhóm.
• Lập kế hoạch, thực hiện cải tiến và lưu hồ sơ kết quả. Ví dụ, báo cáo trước và sau thay đổi.
• Thu thập phản hồi khách hàng qua khảo sát, thư góp ý hoặc ghi nhận cuộc gọi.
• Phân tích phản hồi và lưu biên bản phân tích. Ví dụ, bảng thống kê ý kiến.
• Thực hiện hành động cải tiến dựa trên phản hồi và lưu bằng chứng. Ví dụ, quy trình mới hoặc đào tạo nhân viên.
• Kiểm tra hiệu quả cải tiến và lưu kết quả đánh giá. Ví dụ, khảo sát lại khách hàng.

Trí Phúc

Cần tư vấn đào tạo ISO 17025, thiết kế phòng thử nghiệm mời gọi 0919 099 777

Đọc thêm Bài giảng ISO 17025 và hướng dẫn áp dụng ISO 17025 tại đây

Xem các video Hướng dẫn áp dụng ISO 17025 tại đây

#ISO17025 #baigiangiso17025 #huongdaniso17025 #tuvaniso17025 #daotaoiso17025