VỊ TRÍ CỦA NHÂN VIÊN QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG TRONG SƠ ĐỒ TỔ CHỨC

37

Vị trí của nhân viên quản lý chất lượng trong sơ đồ tổ chức. Người quản lý chất lượng không chỉ đảm bảo rằng hệ thống quản lý chất lượng được thực hiện, duy trì và cải tiến. Mà còn cung cấp thông tin này cho Giám đốc.

Vì sao nhân viên quản lý chất lượng phải báo cáo với giám đốc trong sơ đồ tổ chức

Người quản lý chất lượng có nhiệm vụ cố vấn nhưng không có thẩm quyền đối với các vị trí khác trong phòng xét nghiệm.

Vị trí này không chịu trách nhiệm về hoạt động của người khác và do đó không thể chịu trách nhiệm về hoạt động của phòng xét nghiệm.

Vì nếu không như vậy. Vị trí này sẽ không dám cung cấp thông tin tiêu cực về hệ thống chất lượng trong trường hợp hoạt động kém. Nhiệm vụ của Giám đốc hoặc trưởng khoa xét nghiệm là chỉ đạo các nhân viên khác dựa trên thông tin được cung cấp.

Do đó, trong sơ đồ tổ chức của phòng xét nghiệm. Vị trí của nhân viên quản lý chất lượng trong sơ đồ tổ chức phải được đặt ở vị trí bên cạnh giữa Giám đốc như hình A.

Bố trí như hình B là không đúng. Khi quản lý phòng xét nghiệm có quyền đối với nhân viên khác sẽ không thể đưa ra lời khuyên khách quan, độc lập về công việc của người khác.

Mục 5.4.2 trong ISO 15189: 2022 liệt kê yêu cầu của nhân viên quản lý chất lượng như sau:

  1. Đảm bảo rằng hệ thống quản lý chất lượng được thực hiện, duy trì cải tiến hệ thống quản lý.
  2. Xác định các sự không phù hợp của hệ thống quản lý hoặc các thủ tục trong hoạt động của phòng xét nghiệm.
  3. Tổ chức các hành động để phòng ngừa hoặc khắc phục những sự không phù hợp đó.
  4. Báo cáo cho ban lãnh đạo phòng xét nghiệm về kết quả hoạt động của hệ thống quản lý và mọi nhu cầu để cải tiến.

Đảm bảo rằng hệ thống quản lý chất lượng được thực hiện, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý nghĩa là thực hiện một chu trình liên tục bao gồm ba giai đoạn chính.

Thực hiện hệ thống quản lý chất lượng

Các hoạt động cụ thể bao gồm:

    • Lập kế hoạch chất lượng, bao gồm xác định các mục tiêu chất lượng, chính sách chất lượng và các quy trình cần thiết.
    • Xây dựng các quy trình và thủ tục để kiểm soát các hoạt động của tổ chức, bao gồm quy trình quản lý tài liệu, mua hàng, trước trong và sau xét nghiệm vv..
    • Đào tạo và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng đã ban hành.
    • Giám sát và đo lường hiệu quả hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng.

Duy trì hệ thống quản lý chất lượng

Các hoạt động cụ thể bao gồm:

    • Theo dõi và đánh giá hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng thông qua các hoạt động kiểm tra nội bộ và đánh giá của ban lãnh đạo.
    • Xác định các khu vực cần cải tiến và thực hiện các hành động cải tiến.
    • Cập nhật các quy trình và thủ tục của hệ thống quản lý chất lượng khi cần thiết.
    • Đảm bảo rằng nhân viên được đào tạo về các thay đổi đối với hệ thống quản lý chất lượng.

Cải tiến hệ thống quản lý chất lượng

Các hoạt động cụ thể bao gồm:

    • Xác định các lĩnh vực có thể cải tiến thông qua các hoạt động như phân tích dữ liệu, đánh giá rủi ro, và thu thập ý kiến của khách hàng.
    • Lập kế hoạch và thực hiện các dự án cải tiến.
    • Đánh giá hiệu quả của các dự án cải tiến và áp dụng các bài học kinh nghiệm.

Nhiệm vụ thứ 2 của nhân viên quản lý chất lượng là

Xác định các sự không phù hợp của hệ thống quản lý hoặc các thủ tục trong hoạt động của phòng xét nghiệm.

Mục đích của nhiệm vụ này là.

Phát hiện các sai sót giúp đảm bảo kết quả xét nghiệm chính xác.

Xác định và xử lý các sai sót giúp phòng xét nghiệm tuân thủ các quy định về quản lý chất lượng.

Ngăn ngừa các sự không phù hợp giúp phòng xét nghiệm tiết kiệm chi phí và thời gian.

Công việc này sẽ thực hiện bằng các bước sau

  • So sánh hoạt động thực tế của phòng xét nghiệm với các yêu cầu của hệ thống hoặc các thủ tục được quy định.
  • Nếu phát hiện sai sót thì xác định mức độ ảnh hưởng đến chất lượng xét nghiệm.
  • Khắc phục tạm thời hoặc dừng công việc
  • Ghi chép chi tiết thông tin về các sự không phù hợp, bao gồm thời gian, địa điểm, mô tả sự việc, ảnh hưởng.
  • Báo cáo các sự không phù hợp cho người có trách nhiệm để xử lý.

Nhiệm vụ thứ 3 của nhân viên quản lý chất lượng là

Tổ chức các hành động khắc phục, phòng ngừa những sự không phù hợp đó.

Mục đích của nhiệm vụ này là

  • Giảm thiểu rủi ro thông qua tìm nguyên nhân gốc rễ.
  • Phòng ngừa các sự không phù hợp giúp phòng xét nghiệm tiết kiệm chi phí sửa chữa, bồi thường và xử lý sai sót.

Công việc này sẽ thực hiện qua các bước sau

  • Áp dụng kỹ thuật 5 why hay biểu đồ xương cá để phân tích nguyên
  • Xác định các biện pháp phòng ngừa hoặc khắc phục phù hợp dựa trên nguyên nhân đã tìm.
  • Lập kế hoạch thực hiện các biện pháp này.
  • Giám sát các biện pháp đã được lập kế hoạch.
  • Đánh giá hiệu quả của các biện pháp và thực hiện điều chỉnh nếu cần thiết.

Nhiệm vụ thứ 4 của nhân viên quản lý chất lượng là

Báo cáo cho ban lãnh đạo phòng xét nghiệm về kết quả hoạt động của hệ thống quản lý và mọi nhu cầu để cải tiến.

Tùy theo yêu cầu của lãnh đạo mà thời gian và nội dung báo cáo khác nhau thông qua các cuộc họp giao ban, định kỳ.

Các báo cáo có thể gồm

  • Tóm tắt hiệu quả hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng
  • Phân tích các dữ liệu về tỷ lệ sai sót, thời gian hoàn thành xét nghiệm, mức độ hài lòng của khách hàng.
  • Phân tích các xu hướng và các vấn đề tiềm ẩn.
  • Các Đề xuất cải tiến

Cần nâng cấp phiên bản ISO 15189:2022. Đào tạo ISO 15189:2022, tư vấn ISO 15189:2022. Mời gọi : 0919 099 777. Email: tuvandaotatotriphuc@gmail.com