Phân tích nguyên nhân gốc rễ (RCA)

1033

Phân tích Nguyên nhân gốc rễ là việc xác định nguồn gốc vấn đề và tìm ra giải pháp. Khi tìm đúng nguyên nhân và giải pháp phù hợp thì vấn đề sẽ ngăn chặn vấn đề tái diễn.

Ví dụ Phân tích nguyên nhân gốc rễ

Ví dụ, gãy cổ tay đau rất nhiều nhưng thuốc giảm đau sẽ chỉ làm giảm đau chứ không chữa được cổ tay. Bạn sẽ cần một phương pháp điều trị khác để giúp xương lành lại. Trong ví dụ này, vấn đề là cổ tay bị gãy. Triệu chứng là cổ tay bị đau và nguyên nhân sâu xa là do gãy xương. Vì vậy, trừ khi xương được hàn gắn, cơn đau sẽ không được chữa khỏi.

Ví dụ này chỉ là về sức khỏe thể chất nhưng bạn sẽ làm gì khi nó đi làm?.

Sẽ không thông minh lắm nếu chỉ điều trị các triệu chứng và coi vấn đề đã được giải quyết. Bạn cần tạm dừng và xem xét nếu có một lý do quan trọng và then chốt hơn, một vấn đề sâu sắc hơn cần được giải quyết ở đó. Nếu bạn chỉ điều trị các triệu chứng, thì điều đó cũng giống như việc bôi bột trét lên các vết nứt trên một con đập – sẽ chỉ một thời gian trước khi các vết nứt mới xuất hiện và toàn bộ con đập sẽ sụp đổ.

Tuy nhiên, nếu bạn tìm ra nguyên nhân gốc rễ thực sự của vấn đề. Bạn có thể khắc phục vấn đề để nó không tiếp diễn nữa.

Các bước phân tích nguyên nhân gốc rễ (RCA- Root cause analysis)

  1. Xác định vấn đề
  2. Xác định lý do tại sao nó xảy ra
  3. Tìm ra những gì cần làm để giảm khả năng nó sẽ xảy ra lần nữa

RCA giả định rằng hệ thống và sự kiện được liên kết với nhau. Một hành động thực hiện sẽ kích hoạt một hành động khác theo nguyên tắc nhân quả. Bằng cách theo dõi lại những hành động này, bạn có thể khám phá ra nguồn gốc của vấn đề. Cũng như cách nó phát triển thành vấn đề mà bạn đang gặp phải.

Phân loại nguyên nhân

Cách 1

Nguyên nhân vật lý: Các vật dụng hữu hình, vật chất bị hỏng theo một cách nào đó. Ví dụ, phanh của ô tô ngừng hoạt động.

Nguyên nhân của con người: Con người đã làm điều gì đó sai, hoặc không làm điều gì đó cần thiết. Nguyên nhân của con người thường dẫn đến nguyên nhân cụ thể. Ví dụ, không có ai đổ đầy dầu phanh dẫn đến phanh bị hỏng.

Nguyên nhân của tổ chức: Một hệ thống, quy trình hoặc chính sách mà mọi người sử dụng để đưa ra quyết định hoặc thực hiện công việc của họ bị lỗi. Ví dụ, không có ai bảo dưỡng xe, mọi người đều cho rằng người khác đã đổ đầy dầu phanh.

Cách 2 phân loại theo 5M

Material: Nguyên vật liệu, linh kiện: Sự sai lệch về chất lượng nguyên liệu gây ra hàng lỗi trong quá trình sản xuất, gia công.. Cần xem xét về chất lượng ở từng bước mua hàng, nhập hàng, bảo quản, vận chuyển.

Machine: Thiết bị, máy móc: Máy móc chưa được bảo trì đúng cách hoặc định kỳ. Các phụ kiện chưa đồng bộ. Nhân viên vận hành chưa đúng cách.

Man: Người thao tác: con người là yếu tố khó điều khiển nhất. Cần huấn luyện, kiểm tra tay nghề người thao tác theo định kỳ để hạn chế các sai sót.

Method: Phương pháp thao tác: Thao tác sai sẽ dẫn đến năng suất kém hoặc sản phẩm lỗi. Cần kiểm tra định kỳ, có bảng tiêu chuẩn thao tác quy định trình tự, cách thức thực hiện.

Measurement: Kiểm tra, đo lường: phương pháp đo lường, cách đo lường, độ chính xác của dụng cụ đo lường. Cần được kiểm tra định kỳ hoặc trước khi sử dụng để tránh đưa ra kết quả sai.

Quy trình phân tích nguyên nhân gốc rễ

Bước một Xác định vấn đề.

Nhìn thấy chính xác những gì đang xảy ra và tìm ra các biểu hiện cụ thể của vấn đề.

Bước hai Thu thập dữ liệu

Bao gồm việc tìm kiếm bằng chứng sự tồn tại của vấn đề. Tìm hiểu xem vấn đề đã tồn tại trong bao lâu và ảnh hưởng của nó.

Cần phải phân tích toàn bộ tình hình trước khi chuyển sang xem xét các yếu tố đã gây ra vấn đề. Để tối đa hóa hiệu quả RCA, hãy tập hợp tất cả mọi người. Các chuyên gia và nhân viên làm việc trực tiếp, phòng ban liên quan. Những người quen thuộc nhất với vấn đề có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về vấn đề.

Bước thứ ba Xác định các yếu tố nguyên nhân có thể xảy ra

Bao gồm việc tìm ra chuỗi các sự kiện dẫn đến vấn đề, các điều kiện cho phép vấn đề xảy ra. Và các vấn đề khác xung quanh sự xuất hiện của vấn đề trung tâm. Ở bước này, hãy cố gắng hết sức để tìm ra càng nhiều yếu tố nhân quả càng tốt.

Câu hỏi bạn nên hỏi: trước đó có sự thay đổi nào xảy ra không. Tập trung vào 5M.

Thông thường mọi người xác định một hoặc hai yếu tố và sau đó dừng lại. Như thế là chưa đủ với phân tích nguyên nhân gốc rễ. Bạn phải đào sâu hơn vào vấn đề để tìm ra càng nhiều nguyên nhân càng tốt thay vì chỉ dừng lại ở bề nổi.

Sử dụng các công cụ này để giúp xác định các nguyên nhân

  • Đánh giá cao (Appreciation): Sử dụng các dữ kiện và hỏi “Vậy thì sao?” để xác định tất cả các hậu quả có thể xảy ra của một sự kiện.
  • 5 Tại sao: Hỏi “Tại sao?” cho đến khi bạn đi đến gốc rễ của vấn đề.
  • Drill Down: Chia nhỏ vấn đề thành các phần nhỏ, chi tiết để hiểu rõ hơn bức tranh lớn.
  • Biểu đồ xương cá  – Tạo một biểu đồ của tất cả các yếu tố nguyên nhân có thể xảy ra,

Bước bốn Xác định Nguyên nhân gốc rễ

Tìm hiểu tại sao nguyên nhân tồn tại và lý do thực sự đằng sau vấn đề đã xảy ra.

Bạn có thể sử dụng các công cụ tương tự như được sử dụng trong Bước 3 từng yếu tố. Những công cụ này khuyến khích bạn đào sâu hơn ở từng cấp độ của nguyên nhân và kết quả.

Bước 5 Đề xuất và thực hiện giải pháp

Tìm ra giải pháp để ngăn chặn vấn đề xảy ra lần nữa, thực hiện giải pháp. Trách nhiệm thực hiện được giao cho ai và những rủi ro liên quan đến việc thực hiện giải pháp.

Phân tích hiệu ứng và chế độ lỗi (FMEA)

Điều rất quan trọng là phải phân tích kỹ lưỡng quá trình nguyên nhân và kết quả và tìm ra những thay đổi cần thiết cho các hệ thống khác nhau. Việc lập kế hoạch trước để dự đoán hiệu quả của giải pháp cũng rất quan trọng. Bằng cách này, chúng ta có thể xác định những vấn đề tiềm ẩn trước khi chúng xảy ra.

Một cách để dự đoán các lỗi tiềm ẩn là sử dụng FMEA. Công cụ dựa trên ý tưởng phân tích rủi ro xác định các giải pháp có thể thất bại.

FMEA cũng là một hệ thống tuyệt vời để triển khai trong toàn tổ chức của bạn.

Càng nhiều hệ thống và quy trình sử dụng FMEA ngay từ đầu. Bạn càng ít có khả năng gặp sự cố cần RCA trong tương lai.

Phân tích tác động  giúp bạn khám phá những hậu quả tích cực và tiêu cực có thể có của một sự thay đổi trên các bộ phận khác nhau của hệ thống hoặc tổ chức.

Một chiến lược tuyệt vời khác để áp dụng là Kaizen , hoặc cải tiến liên tục. Những thay đổi nhỏ liên tục tạo ra hệ thống tốt hơn về tổng thể.

Kaizen cũng nhấn mạnh rằng những người gần nhất với một quy trình nên xác định những nơi cần cải tiến.

Cần tư vấn 5s, Kaizen, đào tạo về chất lượng mời gọi

Tel 0919 099777 Email: tuvandaotaotriphuc@gmail.com