Biểu đồ tương đồng Affinity Diagram

2199

Biểu đồ tương đồng (affinity diagram) là một trong 7 công cụ QC mới. Được phát triển để sắp xếp dữ liệu bằng lời nói theo sơ đồ.

Biểu đồ tương đồng là gì

Còn được gọi là  ánh xạ mối quan hệ (Affinity mapping), Phương pháp KJ (K-J Method), phân tích chuyên đề (Thematic analysis).

Biểu đồ tương đồng sắp xếp một số lượng lớn các ý tưởng vào các mối quan hệ tự nhiên của chúng. Là kết quả của Brainstoming. Nhằm tạo, tổ chức và hợp nhất thông tin liên quan đến sản phẩm, quy trình, vấn đề phức tạp hoặc vấn đề.

Các ý tưởng sẽ được nhóm lại theo mối quan hệ hoặc sự tương đồng với nhau. Phương pháp tạo ý tưởng này khai thác khả năng sáng tạo và trực giác của nhóm. Nó được tạo ra vào những năm 1960 bởi nhà nhân chủng học người Nhật Jiro Kawakita.

Khi nào sử dụng biểu đồ tương đồng affinity diagram

  • Khi bạn đối mặt với nhiều sự kiện hoặc ý tưởng trong sự hỗn loạn.
  • Khi các vấn đề dường như quá lớn và phức tạp để nắm bắt
  • Khi sự đồng thuận của nhóm là cần thiết

Các trường hợp thường sử dụng

  • Sau khi thảo luận nhóm.
  • Khi phân tích dữ liệu bằng lời nói, chẳng hạn như kết quả khảo sát.
  • Khi thu thập và tổ chức các tập dữ liệu lớn.
  • Khi phát triển mối quan hệ hoặc chủ đề giữa các ý tưởng.
  • Khi giảm các thuộc tính cho các danh mục có thể được giải quyết ở cấp cao hơn.

Cách thiết lập biểu đồ tương đồng

Biểu đồ Affinity cho phép một nhóm vượt ra khỏi suy nghĩ theo thói quen và các phạm trù đã định trước. Kỹ thuật này tiếp cận những kiến ​​thức và sự hiểu biết tuyệt vời chưa được khai thác trong trực giác của chúng ta. Biểu đồ tương đồng có xu hướng có từ 40 đến 60 ý tưởng. Tuy nhiên, không có gì lạ khi thấy 100 đến 200 ý tưởng.

Vật liệu cần thiết:  Giấy ghi chú hoặc thẻ, bút đánh dấu và bề mặt làm việc lớn (tường, bàn hoặc sàn).

Bước 1: Ghi lại từng ý tưởng bằng bút đánh dấu trên giấy hoặc thẻ dán riêng

Khi thảo luận nhóm, hãy viết trực tiếp lên giấy. Rải ngẫu nhiên các ghi chú trên một bề mặt làm việc lớn để tất cả các ghi chú đều hiển thị cho mọi người. Toàn bộ nhóm tập hợp xung quanh các ghi chú và tham gia vào các bước tiếp theo.

Mẹo: Sử dụng bút đánh dấu để các từ có thể được đọc rõ ràng ngay cả khi ở xa. Với những chiếc bút thông thường, khó có thể đọc được ý tưởng từ mọi khoảng cách. Ý tưởng viết nên dài từ ba đến bảy từ.

Bước 2: Tìm kiếm những ý tưởng có vẻ liên quan theo một cách nào đó và đặt chúng cạnh nhau

Cố gắng tìm kiếm mối quan hệ giữa các ý tưởng riêng lẻ. Để các thành viên trong nhóm sắp xếp các ý tưởng thành 5 đến 10 nhóm có liên quan. Lặp lại cho đến khi tất cả các ghi chú được nhóm lại.

Không sao khi có những “kẻ cô đơn” dường như không phù hợp với một nhóm. Bạn cũng có thể chuyển một ghi chú mà người khác đã chuyển. Nếu một ghi chú dường như thuộc hai nhóm, hãy ghi thêm một thẻ thứ hai.

Lời khuyên: Điều rất quan trọng là không ai nói chuyện trong bước này. Nên tập trung vào việc tìm kiếm và nhóm các ý tưởng liên quan. Không đặt các ghi chú theo bất kỳ thứ tự nào hoặc xác định trước danh mục hoặc tiêu đề.

Bước 3: Bắt đầu thảo luận với nhóm của bạn

Xác định danh mục và thẻ tiêu đề cho từng nhóm hoặc danh mục. Bạn có thể thảo luận về hình dạng của biểu đồ, các ghi chú gây tranh cãi. Thực hiện các thay đổi và chuyển ý tưởng khi cần thiết.

Khi các ý tưởng được nhóm theo sự hài lòng của nhóm, hãy chọn một tiêu đề cho mỗi nhóm. Để làm như vậy, hãy tìm một ghi chú trong mỗi nhóm ghi lại ý nghĩa của nhóm. Đặt nó ở đầu nhóm. Nếu không có ghi chú như vậy, hãy viết một ghi chú. Thường thì sẽ hữu ích khi viết hoặc tô sáng ghi chú này bằng một màu khác.

Mẹo: Thẻ tiêu đề phải xác định rõ ràng chuỗi chung cho tất cả các nhóm và phải mô tả về chuỗi đó.

Bước 4: Kết hợp các nhóm thành “siêu nhóm”, nếu thích hợp

Gán tất cả các ý tưởng cho các danh mục đã xác định bằng cách đặt các ý tưởng dưới thẻ tiêu đề.

Mẹo: Chỉ định dựa trên “trực giác”, không phải thông qua suy ngẫm.

Cần đào tạo, tư vấn 5S, Kaizen, cải tiến năng suất chất lượng mời gọi 

Tel 0919 099 777 Email: tuvandaotaotriphuc@gmail.com

VÍ DỤ 1 biểu đồ tương đồng – Affinity Diagram

Nhóm sản xuất ZZ-400 đã sử dụng biểu đồ tương đồng để tổ chức danh sách các chỉ số hiệu suất tiềm năng.

Danh sách các tiêu chí đo lường chỉ số hiệu suất tiềm năng đã được các nhóm nêu ra:

  • % Tinh khiết,
  • % hàm lượng kim loại,
  • chi phí bảo trì,
  • công việc khẩn cấp,
  • sản lượng,
  • số tai nạn làm việc,
  • chi phí nguyên liệu,
  • chi phí thêm giờ,
  • hồ sơ an toàn,
  • khách hàng trả hàng,
  • khách hàng phàn nàn,
  • tổng số giờ làm thêm,
  • độ nhớt,
  • giá trị Cpk,
  • chi phí phụ trợ, màu ,
  • các yếu tố dịch vụ,
  • % sản phẩm làm lại,
  • % sản phẩm loại bỏ,
  • điểm vệ sinh nhà xưởng,

Các thành viên trong nhóm viết từng ý tưởng lên giấy dán tường và đặt các ghi chú. Trong vài ngày, mọi người đều xem xét các ghi chú và chuyển các ghi chú vào các nhóm liên quan.

Lưu ý rằng “An toàn,” đã trở thành một phần của tiêu đề cho một nhóm. Phần còn lại của các tiêu đề đã được thêm vào sau khi nhóm các thẻ. Năm lĩnh vực hoạt động rộng lớn đã được xác định: chất lượng sản phẩm, bảo trì thiết bị, chi phí sản xuất, khối lượng sản xuất, an toàn và môi trường.

Biểu đồ tương đồng sau khi sắp xếp

Chất lượng Bảo trì thiết bị Chi phí sản xuất Sản lượng sản xuất An toàn và môi trường
% Tinh khiết chi phí bảo trì chi phí nguyên liệu sản lượng Số tai nạn làm việc
% hàm lượng kim loại công việc khẩn cấp chi phí thêm giờ điểm vệ sinh nhà xưởng hồ sơ an toàn
khách hàng trả hàng các yếu tố dịch vụ tổng số giờ làm thêm
khách hàng phàn nàn chi phí phụ trợ
độ nhớt
giá trị Cpk
% sản phẩm làm lại
% sản phẩm loại bỏ

 

VÍ DỤ 2

Công ty A tìm cách hiểu các giải pháp đào tạo nhân viên mới. Một nhóm gồm các giám đốc tuyển dụng, giám đốc nhân sự và nhân viên đồng cấp đã tiến hành một phiên động não và xác định 15 vấn đề.

Một nhóm riêng biệt chịu trách nhiệm quản lý quá trình giới thiệu đã được yêu cầu xác định bất kỳ điểm chung hoặc mối quan hệ nào giữa các ý tưởng. Nhóm đã xác định bốn hạng mục chính: đào tạo, thủ tục giấy tờ, quy định và công nghệ. Mỗi ý tưởng được phân loại theo các lĩnh vực chung này. Công ty A hiện có thể theo dõi bốn lĩnh vực này và phân chúng cho các nhóm thích hợp để giải quyết. Quá trình này cũng nêu rõ các khu vực thiếu hụt.

Chi tiết về bài tập này, nêu bật các cơ hội cải thiện cho nhóm, được hiển thị trong bảng dưới đây.

Biểu đồ tương đồng cho ví dụ 2

Đào tạo Công nghệ Quy định Thủ tục
Giấy tờ
Định hướng quá dài
Biểu đồ tổ chức không được cập nhật
Quá trình thành lập quốc tịch quá dài Các
huy hiệu không được trả lại nhanh chóng
Đào tạo Công nghệ Quy định Thủ tục
Giấy tờ
Định hướng không bao gồm thời gian truy cập vào giờ hành chính
Yêu cầu thẻ đậu xe phải trực tuyến
Không có kết quả xét nghiệm thuốc trước khi bắt đầu
Truy cập đăng nhập hệ thống cần phải hoàn tất trước ngày 1
Đào tạo Công nghệ Quy định Thủ tục
Giấy tờ
Các lớp dành riêng cho công ty của chúng tôi quá hiếm khi được cung cấp
dạng I4 khó hiểu
Máy tính là tất cả các mô hình và cấu hình khác nhau
Đào tạo Công nghệ Quy định Thủ tục
Giấy tờ
Các ứng dụng cần thiết cho mỗi công việc là khác nhau
Đào tạo Công nghệ Quy định Thủ tục
Giấy tờ
Yêu cầu đối với máy tính xách tay cần được xác định
Đào tạo Công nghệ Quy định Thủ tục
Giấy tờ
Huy hiệu cần thiết lập cấp độ truy cập trước khi bắt đầu
Đào tạo Công nghệ Quy định Thủ tục
Giấy tờ
Chính sách điện thoại di động khó hiểu

Đọc thêm : các ví dụ về kaizen

Cần đào tạo, tư vấn 5S, Kaizen, cải tiến năng suất chất lượng mời gọi 

Tel 0919 099 777 Email: tuvandaotaotriphuc@gmail.com